Handykosten von der Steuer absetzen: Informationen für Unternehmen, Angestellte und Freiberufler

Ihr Smartphone ist ein Arbeitswerkzeug – setzen Sie es auch steuerlich ein. Ob Unternehmen, Angestellter oder Selbstständiger: Unter bestimmten Voraussetzungen und mit den richtigen Nachweisen lassen sich Handykosten gezielt absetzen und Steuern sparen. Wir zeigen, wer profitiert, welche Regeln gelten und ob Pauschale oder Einzelnachweis für Sie die bessere Wahl ist.

WICHTIGE Anmerkung: Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar.

Können Unternehmen Handykosten steuerlich absetzen?

Unternehmen können die Kosten für geschäftlich genutzte Handys steuerlich geltend machen. Dazu zählen sowohl die Anschaffungskosten als auch laufende Gebühren wie die Grundgebühr, Kosten für Gespräche und Datenvolumen. Entscheidend ist, dass Sie und Ihre Belegschaft die Handys überwiegend für betriebliche Zwecke nutzen.

Wie können Unternehmen Handykosten steuerlich absetzen?

Sofortabschreibung (§ 6 Abs. 2 EStG): Wenn der Kaufpreis des Handys unter 800 Euro netto (952 Euro brutto) liegt, können Sie den Betrag sofort als Betriebsausgabe verbuchen.

Abschreibung über mehrere Jahre (§ 7 EStG): Teurere Geräte können Sie über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von drei Jahren abschreiben. Dabei wird der Kaufpreis jährlich anteilig abgesetzt.

Laufende Kosten als Betriebsausgaben (§ 4 EStG): Ihre Telefonkosten können Sie ebenfalls steuerlich geltend machen. Monatlich abgerechnete Handyverträge oder Prepaid-Aufladungen sind als Betriebsausgabe voll absetzbar, sofern das Gerät betrieblich genutzt wird.

Falls ein Firmenhandy auch privat genutzt wird, müssen Sie den privaten Kostenanteil herausrechnen. Dies kann entweder durch Einzelnachweise (z. B. detaillierte Telefonabrechnungen) oder durch eine Schätzung (z. B. 80 % geschäftlich, 20 % privat) erfolgen. Mehr dazu im entsprechenden Abschnitt.

Wer kann das Handy noch von der Steuer absetzen?

Nicht nur Unternehmen können Handykosten steuerlich geltend machen – auch wenn Sie selbstständig, freiberuflich oder fest angestellt arbeiten, haben Sie unter bestimmten Voraussetzungen diese Möglichkeit.

Der Unterschied liegt in der Art der steuerlichen Absetzbarkeit:

Selbstständige und freiberuflich Tätige können Handykosten als Betriebsausgaben direkt von ihren Einnahmen abziehen. Dadurch reduziert sich ihr zu versteuerndes Einkommen.

Angestellte können beruflich anfallende Handykosten über die Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend machen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn sie die Kosten selbst tragen und keinen Kostenersatz vom Arbeitgeber erhalten.

Während Selbstständige die Kosten grundsätzlich voll absetzen können (sofern sie das Arbeitshandy nicht privat nutzen), müssen Angestellte meist einen beruflichen Anteil nachweisen. Mehr dazu lesen Sie in den folgenden Kapiteln.

So setzen Selbstständige ihre Handykosten ab

Selbstständige und Freiberufler oder Freiberuflerinnen können die Anschaffungskosten und die laufenden Gebühren für ihr Handy als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Voraussetzung ist, dass sie das Gerät überwiegend für geschäftliche Zwecke nutzen.

Ob die Telefonkosten vollständig oder nur anteilig absetzbar sind, hängt vom Umfang der beruflichen Nutzung ab. Nutzen Selbstständige ihr Handy zu über 90 % geschäftlich, erkennt das Finanzamt in der Regel die volle Absetzbarkeit an. Ist das Gerät jedoch sowohl beruflich als auch privat im Einsatz, muss der private Anteil herausgerechnet werden. Die Aufteilung ist auf Basis einer prozentualen Schätzung möglich (z. B. 80 % geschäftlich, 20 % privat) oder durch Einzelverbindungsnachweise (detaillierte Gesprächsnachweise).

Auch die Anschaffungskosten unterliegen steuerlichen Regeln. Liegt der Kaufpreis unter 800 Euro netto (952 Euro brutto), gilt das Handy als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG). Sie können es im Jahr der Anschaffung vollständig von der Steuer absetzen.

Kostet das Gerät mehr, müssen Sie es über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von drei Jahren abschreiben. In diesem Fall wird der Kaufpreis jährlich anteilig als Betriebsausgabe geltend gemacht.

Neben der Anschaffung lassen sich auch die monatlichen Handykosten steuerlich absetzen. Dazu gehören unter anderem Grundgebühren, Gesprächskosten (z. B. Einzelverbindungskosten oder Auslandstelefonie), Datenverbindungen (mobiles Internet) und Roaming-Gebühren. Die laufenden Kosten werden netto als Betriebsausgabe verbucht, während die gezahlte Vorsteuer zusätzlich mit der eigenen Umsatzsteuer verrechnet werden kann – vorausgesetzt, Sie unterliegen als Selbstständige:r nicht der Kleinunternehmerregelung.

Wer mehrere Mobilfunkverträge nutzt, beispielsweise für geschäftliche und private Zwecke, sollte die Kosten klar trennen.

So können Angestellte ihre Handykosten absetzen

Sind Sie Arbeitnehmer und nutzen Ihr privates Handy auch beruflich, können Sie die damit verbundenen Kosten als Werbungskosten in Ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen. Das Handy zählt in diesem Fall als Arbeitsmittel (§ 9 EStG). Entscheidend für die steuerliche Absetzbarkeit ist der Anteil der beruflichen Nutzung.

Liegt die betriebliche Nutzung über 90 %, können Sie die Kosten in voller Höhe absetzen. Ist das Gerät jedoch auch privat im Einsatz, müssen Sie den beruflichen Anteil entweder schätzen oder anhand eines Nutzungsprotokolls belegen (Einzelnachweise). Eine pauschale Absetzbarkeit von 20 % der Kosten (maximal 20 Euro pro Monat) erkennt das Finanzamt in vielen Fällen an.

Arbeitnehmer können sowohl die Anschaffungskosten als auch die laufenden Kosten und Reparaturkosten steuerlich geltend machen. Tragen Sie die entsprechenden Kosten in der Steuererklärung in der Anlage N unter „Werbungskosten“ ein.

Hat das Handy maximal 800 Euro netto (952 Euro brutto) gekostet, kann der gesamte Betrag im Jahr der Anschaffung abgesetzt werden. Liegt der Kaufpreis darüber, können Sie die Kosten laut AfA-Tabelle (Abschreibungstabelle, „Absetzung für Abnutzung“) über die gewöhnliche Nutzungsdauer von drei Jahren abschreiben. Dabei wird der Anschaffungspreis durch 36 Monate geteilt und nur der Anteil für die Monate ab dem Kaufzeitpunkt berücksichtigt.

Neben dem Kaufpreis können Sie als Arbeitnehmer auch die monatlichen Handygebühren absetzen (z. B. Grundgebühr, Gesprächskosten, Datenvolumen). Vorausgesetzt, Ihr Arbeitgeber erstattet diese nicht. Dies gilt auch für zusätzliche berufliche Internetkosten, insbesondere wenn Sie regelmäßig im Homeoffice arbeiten.

Um die berufliche Nutzung im Fall von Rückfragen des Finanzamtes möglichst präzise darlegen zu können, sollten Arbeitnehmer Rechnungen, Verträge oder Nutzungsnachweise aufbewahren. Nutzen Sie das Handy überwiegend privat oder erstattet der Arbeitgeber die Kosten, entfällt die Möglichkeit, die Handykosten von der Steuer abzusetzen.

Handykosten absetzen: Pauschale oder Einzelnachweise?

Um Handykosten steuerlich geltend zu machen, gibt es zwei Möglichkeiten: Sie können eine Pauschale ansetzen oder die tatsächlichen Kosten durch Einzelnachweise belegen. Welche Methode sinnvoller ist, hängt davon ab, in welchem Umfang Sie Ihr Handy beruflich nutzen.

Handykosten pauschal absetzen

Wenn Sie Ihr Handy sowohl privat als auch beruflich nutzen, aber keinen detaillierten Nachweis erbringen möchten, können Sie pauschal 20 % der Kosten steuerlich geltend machen – jedoch maximal 20 Euro pro Monat. Diese Regelung gilt sowohl für Angestellte (im Rahmen der Werbungskosten) als auch für Selbstständige (als Betriebsausgabe).

Bestimmte Berufsgruppen wie Außendienstmitarbeitende, wissenschaftliches oder medizinisches Personal mit Bereitschaftsdiensten haben hier einen Vorteil: Bei ihnen erkennt das Finanzamt die berufliche Nutzung in der Regel automatisch an, ohne dass ein Nachweis erforderlich ist. Das bedeutet jedoch nicht, dass automatisch 100 % der Kosten abgesetzt werden können – der genaue berufliche Nutzungsanteil kann individuell bewertet werden. Falls das Handy auch privat im Einsatz ist, kann das Finanzamt eine Schätzung verlangen oder den steuerlich absetzbaren Anteil begrenzen.

Handykosten mit Einzelnachweisen absetzen

Wenn Sie Ihr Handy zu mehr als 20 % beruflich nutzen, müssen Sie den geschäftlichen Anteil mit Einzelnachweisen dokumentieren. Das Finanzamt akzeptiert hierfür in der Regel einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten. Der ermittelte berufliche Nutzungsanteil kann dann auf das gesamte Jahr angewendet werden.

Die Einzelnachweise sollten folgende Angaben enthalten:

  • Datum und Uhrzeit des Gesprächs
  • Angerufene Person oder Firma
  • Zielort des Anrufs
  • Gesprächsdauer und Kosten
  • Zweck des Gesprächs (beruflich oder privat)

Da Mobilfunkanbieter in ihren Rechnungen oft nur Datum, Uhrzeit und Zielort angeben, müssen Sie die fehlenden Informationen ergänzen – zum Beispiel durch ein Nutzungsprotokoll. Darin vermerken Sie, welche Gespräche beruflicher Natur waren und zu welchem Zweck sie erfolgten.

Handykosten von der Steuer absetzen: Überblick

Unternehmen können die Kosten für Firmenhandys als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen, sofern sie die geschäftliche Nutzung nachweisen.

Selbstständige können sowohl die Anschaffungskosten als auch die laufenden Gebühren eines geschäftlich genutzten Handys als Betriebsausgaben absetzen, wobei der Anteil der beruflichen Nutzung entscheidend ist.

Angestellte können Handykosten als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben, sofern sie das Gerät überwiegend beruflich nutzen und diese berufliche Nutzung nachweisen können.

Handykosten lassen sich entweder pauschal mit 20 % (maximal 20 Euro pro Monat) oder mithilfe von detaillierten Einzelnachweisen absetzen, je nach Anteil der beruflichen Nutzung.

Quelle:

https://www.o2business.de/magazin/handykosten-von-steuer-absetzen/#accordion-ed668f4768-item-67b7760b6c