So fügen Sie ein Postfach in Outlook hinzu – in App und Web

In vielen Unternehmen ist Microsoft Outlook die zentrale Plattform für die E-Mail-Kommunikation. Dabei reicht ein einzelnes Postfach für Unternehmen oft nicht aus: Projektbezogene Mail-Adressen, geteilte Postfächer oder zusätzliche persönliche Konten sind im Arbeitsalltag längst Standard. Wie Sie in Outlook weitere Postfächer und E-Mail-Konten hinzufügen.

Outlook-Postfach hinzufügen: Schnellanleitung

Im neuen Outlook ein zusätzliches Postfach oder E-Mail-Konto hinzuzufügen, ist in wenigen Schritten erledigt. Diese Kurzanleitung zeigt Ihnen, wie Sie dabei vorgehen – egal ob es sich um ein weiteres eigenes Konto oder ein freigegebenes Postfach handelt:

  1. Öffnen Sie Outlook und gehen Sie in die Einstellungen (Zahnrad-Symbol oben rechts).
  2. Wählen Sie im Menü den Punkt „Konten“.
  3. Klicken Sie auf „Ihre Konten“.
  4. Wählen Sie „Konto hinzufügen“.
  5. Unter „Vorgeschlagene Konten“ erscheint Ihr aktuelles Konto.
  6. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts daneben.
  7. Wählen Sie das Konto bzw. Postfach aus, das Sie hinzufügen möchten.
  8. Klicken Sie auf „Weiter“ und bestätigen Sie.

Noch kein Konto verbunden?

Falls Sie das Postfach zum ersten Mal einrichten:

  1. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf „Weiter“.
  2. Geben Sie ggf. das Kennwort ein.
  3. Wählen Sie „Weiter“ und dann „Fertigstellen“ aus.

Neues Postfach hinzufügen im neuen Outlook und Web-Client

In der neuen Outlook-Version für Windows sowie im Outlook Web-Client ist das Hinzufügen eines weiteren E-Mail-Kontos einfacher und intuitiver als in der klassischen Version. Dieser Abschnitt zeigt, wie Sie ein zusätzliches E-Mail-Konto (z. B. ein persönliches Konto) hinzufügen – nicht zu verwechseln mit einem freigegebenen Postfach.

Um ein weiteres E-Mail-Konto in Outlook hinzuzufügen, benötigen Sie die Zugangsdaten des betreffenden Kontos – also die E-Mail-Adresse sowie das zugehörige Passwort. Je nach Sicherheitseinstellungen Ihres Unternehmens oder E-Mail-Anbieters kann zudem eine Zwei-Faktor-Authentifizierung erforderlich sein. In einigen Fällen wird ein App-spezifisches Passwort benötigt. Handelt es sich um ein Unternehmenskonto, muss dieses zuvor durch Ihre IT-Abteilung im Microsoft 365- oder Exchange-Adminbereich freigegeben worden sein.

Postfach hinzufügen im neuen Outlook (Windows-App):

  1. Folgen Sie den Schritten 1 bis 4 der obigen Schnellanleitung.
  2. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Kontos ein, das Sie hinzufügen möchten.
  3. Wählen Sie „Weiter“.
  4. Folgen Sie den Anmeldeaufforderungen.
  5. Schließen Sie den Vorgang mit „Fertigstellen“ ab.

Postfach hinzufügen im Outlook Web-Client

  1. Öffnen Sie outlook.office.com
  2. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol.
  3. Wählen Sie im Menü: „E-Mail | Konten synchronisieren“.
  4. Folgen Sie der Anleitung zum neuen Outlook ab Schritt 2.

Postfach hinzufügen im alten Outlook

Auch in der klassischen Outlook-Version (z. B. Outlook 2016, 2019 oder ältere Office-365-Versionen) können Sie problemlos mehrere E-Mail-Konten parallel verwalten – etwa ein zusätzliches geschäftliches Konto, ein Projektpostfach oder ein separates Benutzerkonto. So fügen Sie ein weiteres vollständiges E-Mail-Konto hinzu:

Klicken Sie oben links auf „Datei“.

  1. Wählen Sie unter „Kontoinformationen“ den Button „Konto hinzufügen“.
  2. Geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Kontos ein und klicken Sie auf „Verbinden“.
  3. Outlook erkennt in vielen Fällen den Kontotyp automatisch (z. B. Exchange, Microsoft 365 oder IMAP).
  4. Geben Sie ggf. das zugehörige Kennwort ein.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“ und anschließend auf „Fertig stellen“.

Geteilte Postfachnutzung in Outlook

In vielen Unternehmen werden zentrale E-Mail-Adressen wie „info@…“, „support@…“ oder „buchhaltung@…“ verwendet, auf die mehrere Teammitglieder gleichzeitig zugreifen sollen. Diese werden als geteilte Postfächer (Shared Mailboxes) in Microsoft 365 eingerichtet und können in Outlook eingebunden werden – im alten wie im neuen Outlook.

Damit Sie ein geteiltes Konto verwenden können, müssen zuvor zwei Voraussetzungen erfüllt werden:

  • Das geteilte Konto muss in Microsoft 365 als Shared Mailbox angelegt sein.
  • Ihnen muss Vollzugriff und idealerweise „Senden als“ oder „Senden im Auftrag von“ gewährt sein.

Sobald Ihre Berechtigung eingerichtet ist, wird das Postfach nach einem Neustart von Outlook automatisch im linken Ordnerbereich angezeigt. Funktioniert die automatische Einrichtung nicht?

Outlook-Postfach hinzufügen im Überblick

  • In der klassischen Outlook-Version fügen Sie zusätzliche E-Mail-Konten über „Datei | Konto hinzufügen“ manuell hinzu – schnell erledigt mit den richtigen Zugangsdaten.
  • Geteilte E-Mail-Adressen wie „info@…“ lassen sich automatisch oder manuell einbinden, wenn Sie über die nötigen Berechtigungen verfügen – unabhängig davon, ob Sie das alte oder neue Outlook nutzen.
  • In der neuen Outlook-Version sowie im Web-Client läuft das Hinzufügen weiterer E-Mail-Konten besonders intuitiv über die Kontoeinstellungen – ideal für moderne, flexible Arbeitsumgebungen.