Smart-Office: Die Zukunft im Büro 4.0

Das Smart-Office (dt.: intelligentes Büro) ist auf dem Vormarsch. Aber was heißt das genau? Während der Begriff Smart Home längst etabliert ist, versteht unter Smart-Office jede:r etwas anderes. Eine allgemeingültige Definition für Smart-Office gibt es somit nicht. Je nach Auslegung bezieht sich der Begriff auf die digitale Vernetzung von Objekten durch das Internet der Dinge (IoT) am Arbeitsplatz selbst (Büro 4.0) oder auf Gebäude (Smart Building). Erfahren Sie hier alles über Vorteile, Anwendungsmöglichkeiten und vieles mehr.

Mit der zunehmenden Digitalisierung gibt es in der Arbeitswelt immer mehr mit dem Internet verbundene Geräte, Sensoren und andere Technologien, um verschiedene Systeme wie Temperatur, Sicherheit oder Kommunikation zu überwachen und zu steuern. Das Smart-Office weist dabei Überschneidungen mit intelligenten Technologien auf, die aus dem Smart Home bekannt sind. Dazu gehört zum Beispiel eine Beleuchtung, die sich automatisch an die Tageszeit und an die individuellen Vorlieben anpasst. In einer dynamischen Welt weicht der klassische, feste Arbeitsplatz außerdem immer mehr dem digital-mobilen Arbeiten. Vor allem die Digital Natives erwarten, dass die Zukunft im Büro 4.0 diesem Trend besser gerecht wird.

 

Was ist ein Smart-Office?

Ein Smart-Office ist ein Arbeitsplatz, der fortschrittliche digitale Technologien, Automatisierung und mobile Applikationen integriert, um Produktivität, Kreativität und Effizienz zu steigern. Ein weiteres wichtiges Ziel des Smart-Office ist es, ein angenehmeres Arbeitsumfeld zu schaffen, das auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden abgestimmt ist. Dadurch können Energie und Ressourcen gespart und Kosten reduziert werden.

Ein klassischer Anwendungsfall für das Büro 4.0 sind hybride Arbeitskonzepte für die kanalübergreifende Zusammenarbeit von Mitarbeiter:innen an verschiedenen Standorten. Zu den Workplace-Lösungen gehören Videokonferenzsysteme, die den Kontakt zu Kolleg:innen und Kunden erleichtern, ebenso wie digitale Whiteboards, internetfähige Drucker oder Cloud-Telefonanlagen.

In der Regel verfügt das Smart-Office auch über fortschrittliche Datenanalysen und Algorithmen für maschinelles Lernen, um verschiedene Aspekte des Arbeitsplatzes zu analysieren und zu optimieren, etwa den Energieverbrauch oder die Ressourcenzuweisung. Lösungen zur Steuerung von Belegungsplänen, beispielsweise für Konferenz- und Besprechungsräume, sind unter den smarten Technologien bereits sehr verbreitet.

Typische Anwendungsbeispiele im Bereich des intelligenten Gebäudemanagements (Smart Facility Management) sind Rollläden, die sich automatisch den Lichtverhältnissen anpassen, oder Türen, die sich per NFC-Chip und unter bestimmten Zugangsvoraussetzungen öffnen lassen. Dazu gehören auch Temperaturregelungssysteme, die sich automatisch an die Tages- und Jahreszeit sowie an das Belegungsmuster anpassen.

Daneben ermöglicht das intelligente Büro die Kombination offener und geschlossener Raumelemente und schafft so Arbeitsbedingungen, die sich leicht verändern und an den Nutzern ausrichten lassen. Arbeit in der Stille und in der Gruppe lässt sich so nahtlos miteinander verbinden. Besonders beleibt sind außerdem Sitz-Steh-Tische, die Haltungsänderungen registrieren und die Mitarbeiter:innen automatisch daran erinnern dass es Zeit ist, sich aufzurichten.

Die Digitalisierung im Büro 4.0 macht auch vor dem Smart Home-Office nicht Halt. Teilweise lassen sich die Technologien auf das intelligente Büro zuhause übertragen. Darüber hinaus gibt es eigenständige Konzepte für das Smart Home-Büro.

Das sind die Vorteile eines Smart-Office

Die potenziellen Vorteile des intelligenten Büros sind vielfältig. Sie lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Höhere Produktivität: Das intelligente Büro automatisiert Routineaufgaben. Dadurch werden die Mitarbeitenden nicht abgelenkt und können sich voll auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Dies kann zu einer höheren Produktivität und Effizienz führen (beispielsweise bei der Licht- und Temperaturregelung).
• Höherer Komfort und mehr Wohlbefinden: Ein Smart-Office kann unterschiedlichste Faktoren individuell an einzelne Mitarbeiter:innen anpassen, um eine optimale und angenehme Arbeitsumgebung zu schaffen. Auf diese Weise können das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz gesteigert werden.
• Bessere Zusammenarbeit: Intelligente Bürotechnologie mit Tools wie Videokonferenzsystemen erleichtern im Smart-Office die Zusammenarbeit der Mitarbeiter:innen, auch wenn sie sich an verschiedenen Orten befinden. Dies kann sich auch positiv auf die gemeinsame Kreativität auswirken.
• Optimierte Energieeffizienz: Ein Smart-Office kann die Energienutzung automatisch überwachen und optimieren, was zu einem geringeren Energieverbrauch und niedrigeren Stromrechnungen führt.
• Erhöhte Sicherheit: Smarte Bürotechnologien verbessern die Sicherheit, indem sie den Zugang zum Gebäude und zu sensiblen Bereichen konstant überwachen und das Sicherheitspersonal bei verdächtigen Aktivitäten eigenständig alarmieren.
• Verbesserte Datenanalyse: Ein intelligentes Büro kann Daten zu verschiedenen Aspekten des Arbeitsplatzes sammeln und analysieren, z. B. zu Belegungsmustern, Energieverbrauch und Ressourcenzuweisung.

So könnte ein typischer Tag im Büro 4.0 aussehen

Ein Arbeitstag in einem Smart-Office beinhaltet eine Reihe von automatisierten und personalisierten Erlebnissen, die den Ablauf komfortabler, produktiver und effizienter gestalten. So könnte ein typischer Tag zum Beispiel aussehen:

Morgens:

• Wenn Sie beim Arbeitsplatz ankommen, weist Ihnen ein intelligentes Parksystem den Weg zu einem freien Platz. Dadurch brauchen Sie weniger Zeit und Aufwand für die Parkplatzsuche und kommen auf diese Weise gleich zu Beginn entspannter am Arbeitsplatz an.
• Ein intelligentes Einlasskontrollsystem (Smart Access Control System) erkennt Ihr Gesicht oder Ihren Ausweis und gewährt Ihnen Zugang zum Gebäude und zu Ihrem persönlichen Arbeitsplatz.
• Das intelligente Beleuchtungssystem passt Helligkeit und Farbtemperatur Ihres Arbeitsplatzes automatisch an die Tageszeit sowie an Ihre Vorlieben an. Das trägt dazu bei, dass die richtige Stimmung und das optimale Ambiente für die Arbeit entstehen.
• Das Temperatursteuerungssystem stellt die Temperatur auf das von Ihnen bevorzugte Niveau ein und sorgt so für eine angenehme Arbeitsumgebung.

Tagsüber:

• Ihnen steht eine Vielzahl an Collaboration-Tools zur Verfügung, um mit Kollegen und Kunden in Kontakt zu bleiben, darunter Videokonferenzen und Instant-Messaging-Systeme. Diese ermöglichen eine effektivere Kommunikation und Zusammenarbeit.
• Ein smartes Terminplanungssystem kann Besprechungen auf der Grundlage Ihrer Verfügbarkeit und Präferenzen automatisch anberaumen und verschieben, wodurch sich Ihr Zeit- und Arbeitsaufwand für die Verwaltung Ihres Terminplans verringert.
• Intelligente Desktop- und Sitzsensoren können Ihre Körperhaltung und Ihr Aktivitätsniveau überwachen und Sie daran erinnern, Pausen einzulegen oder sich bei Bedarf mal zu dehnen, was zu einem gesünderen Arbeitstag verhilft.
• Die intelligente Kaffeemaschine kann auf Knopfdruck Ihren persönlichen Lieblingskaffee zubereiten, der Sie aufmuntert und dazu beiträgt, dass Sie sich wach und konzentriert fühlen.

Abends:

• Wenn Sie das Büro verlassen, schaltet sich das intelligente Beleuchtungssystem automatisch aus und ein intelligentes Security-System sorgt dafür, dass das Bürogebäude geschützt ist.
• Nun weist das intelligente Parksystem Ihnen den Weg zu Ihrem Auto, damit Sie es leicht finden und weniger Zeit und Mühe aufwenden müssen, um den Arbeitsplatz am Abend zu verlassen. Sie kommen entspannter zuhause an und können schneller regenerieren.

Das Smart-Office bietet also eine ganze Reihe von personalisierten und automatisierten Erfahrungen, die für einen reibungslosen und angenehmen Ablauf des Arbeitstags sorgen.

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Ein Smart-Office-Bürokonzept umsetzen: das sollten Sie beachten

Typische Anwendungsfälle sind Arbeitskonzepte für die kanalübergreifende Zusammenarbeit an mehreren Standorten. Oft kommen im Büro 4.0 Datenanalysen und Algorithmen für maschinelles Lernen zur Analyse und Verbesserung einzelner Aspekte des Arbeitsplatzes zum Einsatz. Das Smart-Office kann offene und geschlossene Raumelemente kombinieren und schließt teilweise das Smart Home-Office mit ein. Um ein intelligentes Büro einzurichten, müssen Unternehmen ihre Ziele genau definieren, ihre Infrastruktur bewerten, die richtige Technologie auswählen, Integration und Interoperabilität planen und die Schulung und Akzeptanz der Mitarbeitenden berücksichtigen.

Wenn Sie ein Smart-Office einrichten wollen, müssen Sie verschiedene Faktoren berücksichtigen und sicherstellen, dass die von Ihnen eingesetzte Technologie den Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter:innen entspricht. Hier sind die wichtigsten Vorüberlegungen:

1. Legen Sie Ihre Ziele und Prioritäten fest: Bevor Sie das intelligente „Büro 4.0“ einführen sollten Sie festlegen, was Sie genau mit einem Smart-Office erreichen wollen. Dann sollten Sie spezifizieren, was die wichtigsten Faktoren für Ihr Unternehmen und Ihre Belegschaft sind. Wollen Sie zum Beispiel die Produktivität steigern, Ihren Energieverbrauch senken, das Wohlbefinden oder die Kooperation der Beschäftigten verbessern oder alles zusammen?
2. Bewerten Sie die aktuelle Infrastruktur: Es ist wichtig, Ihre bestehende Infrastruktur, einschließlich Ihres Netzwerks und Ihrer Stromversorgung, zu bewerten, um sicherzustellen, dass diese die Bürotechnologie unterstützt, die Sie einführen möchten. Möglicherweise müssen Sie Ihr Netzwerk oder Ihre elektrischen Systeme aufrüsten, um die höheren Anforderungen an Konnektivität und Stromversorgung eines Smart-Office zu erfüllen.
3. Identifizieren Sie die richtige Technologie: Sobald Sie Ihre Ziele definiert und Ihre Infrastruktur bewertet haben, können Sie damit beginnen, die Smart-Office-Technologie so auszuwählen, dass Sie Ihren Anforderungen entspricht. Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Zuverlässigkeit, Skalierbarkeit und Sicherheit.
4. Planen Sie die Integration und Interoperabilität: Bei der Implementierung intelligenter Bürotechnologie ist es wichtig, die Integration und Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Geräten im Voraus genau zu planen. Überprüfen Sie, ob die von Ihnen gewählte Technologie mit anderen Systemen und Geräten kommunizieren und Daten austauschen kann und dass sie sich problemlos in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe und Prozesse integrieren lässt. Hierfür sollten Sie vorab einen Zeitplan festlegen.
5. Berücksichtigen Sie die Schulung und Akzeptanz der Belegschaft: Um zu gewährleisten, dass Ihre Smart-Office-Technologie effektiv genutzt wird, ist es von Bedeutung, die Angestellten zu schulen und zu unterstützen, damit sie verstehen, wie sie die Technologie nutzen sollen und wie diese ihre Arbeit verbessern kann. Sie können auch in Betracht ziehen, Mitarbeiter:innen in den Auswahl- und Implementierungsprozess einzubeziehen, um sicherzustellen, dass die Technologie ihren Bedürfnissen und Vorlieben entspricht.

Insgesamt erfordert die Einrichtung eines intelligenten Büros eine sorgfältige Planung, angefangen bei den Zielen und der Infrastruktur bis hin zur Auswahl der Technologie und der Akzeptanz durch die Mitarbeitenden. Bei einer strategischen Vorgehensweise für die Einrichtung eines intelligenten Büros, das den Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter:innen gerecht wird, bringt Ihnen das Smart-Office schnell greifbare Vorteile.

Das Wichtigste zum Smart-Office in Kürze

Ein Smart-Office ist das intelligente Büro von morgen. Es kann die Zufriedenheit der Belegschaft deutlich verbessern und ist damit auch einen Pluspunkt beim Recruiting von Talenten. Es zeichnet sich aus durch:

• Digitale Technologien zur Automatisierung und Optimierung verschiedener Aspekte der Arbeitsumgebung, zum Beispiel im Bereich Beleuchtung, Temperaturregelung, Sicherheit, Kommunikation oder bei der Zuweisung von Ressourcen
• Individualisierung und automatische Anpassung an persönliche Bedürfnisse und Vorlieben einzelner Arbeitsgruppen oder Mitarbeiter:innen
• Steigerung der Produktivität
• Verbesserung des Wohlbefindens der Beschäftigten
• Verbesserung der Energieeffizienz
• Kostenreduktion

Quelle:

https://www.vodafone.de/business/featured/digitales-business/digitaler-arbeitsplatz/smart-office-die-zukunft-im-buero-4-0/