Dein Unternehmen wächst, Du hast neue Mitarbeiter eingestellt, möglicherweise hast Du sogar neue Standorte und kleinere Wettbewerber übernommen. Die letzten zwei Jahre der Pandemie haben Dir allerdings die Grenzen der aktuellen Telefonanlage aufgezeigt.
Du hast etwas von „Unified Communication“ gelesen und möchtest wieder einmal auf dem aktuellen Stand der Dinge sein und ganz wichtig: Die Kommunikation im Unternehmen muss wieder unterbrechungsfrei und ohne großen Aufwand laufen. Die Mitarbeiter sollen stets erreichbar sein, und zwar unabhängig von Ort und Endgerät.
Eine wichtige Entscheidung gilt es schon bei der grundsätzlichen Art der Telefonanlage zu treffen. Soll die Anlage vor Ort -On-Premise-, oder in einem Rechenzentrum -Hosted- installiert sein?
Welche Anforderungen hast Du eigentlich ganz explizit an die Anlage? Wie sehen die Vor-, aber auch die Nachteile der jeweiligen Lösung im Detail aus?
On-Premise Lösungen für Deine Telefonanlage
Bei einer softwarebasierten On-Premise Lösung hast Du die freie Wahl, ob Du diese vor Ort in Deinem Unternehmen auf einem eigenen Server oder bei einem Cloud-Provider Deiner Wahl installiert wird. Hierbei handelt es sich nicht über ein Abo-Modell, sondern ist eine erworbene Lösung ohne eine monatliche Prämie.
Bei einer vor Ort Lösung hast Du den Vorteil, dass sämtliche Telefone und Softphones sich innerhalb des gleichen LANs befinden und so direkt mit der Telefonanlage auf einem eigenen Server kommunizieren – damit sind interne Gespräche unabhängig von der Qualität der Internetanbindung.
VoIP-Leitungen, aber auch Nebenstellen weiterer Standorte können dabei integriert werden. Über Deine Internetverbindung wird der ausgehende Datenverkehr gewährleistet.
Welche Vorteile hat eine On-Premise Lösung?
- Du hast die direkte Kontrolle über den Server, auf dem die Installation der Telefonanlage gehosted wird und kannst die Hardwarekonfiguration frei wählen
- Klassische Telefonleitungen sind direkt mit dem Gateway verbunden
- Unternehmenseigene Software, wie ERP, CRM oder die Datenbanken, müssen nicht umprogrammiert werden
- Über eine Backup-Lösung kann bei einer Störung der Internetverbindung weiter telefoniert werden und es kommt zu keiner Betriebsunterbrechung
- Sicher und datenschutzkonform
- Der Sprachverkehr wird auf externe Nebenstellen und externe Gespräche reduziert – wichtig, wenn keine leistungsstarke Internetverbindung zur Verfügung steht
- Wenn Dein Unternehmen vielen Nebenstellen nutzt und anspruchsvolle Funktionen genutzt werden, erzielt eine On-Premise Lösung in der Regel eine höhere Effizienz
Gibt es Nachteile bei einer On-Premise Lösung?
- Achte bei Deiner Gesamtlösung immer auch auf Deine Datenleitung – der Datenverkehr nimmt deutlich zu, wenn Verbindungen zum CRM und Datenbanken in der Cloud aufgebaut.
- Externe Nebenstellen und eingebundene Smartphones verbrauchen ebenfalls Bandbreite.
- Du musst Dich um deine Sicherheit und die Funktionalität bei einer lokalen Installation natürlich selbst kümmern
- Möglicherweise mehr Zeit- und dementsprechend höherer Kostenaufwand für Wartung und Updates bei eigener Installation
- Mögliche Komplikationen mit Routern und Firewalls von Internetanbietern
Die gehostete Telefonanlage in der Cloud
Bei einer Cloud-Telefonanlage befindet sich die Software der Telefonanlage außerhalb Deines Unternehmens und wird über einen Hosting-Anbieter als Service (SaaS) gehostet. Die Telefonanlage ist extern installiert, so dass vor Ort keine Installation notwendig ist.
Die Kommunikation mit dem Unternehmen selbst erfolgt dementsprechend über VoIP. Da Anrufe in das öffentliche Telefonnetz über die Internetverbindung Deines Unternehmens gehen, spielt die Datenverbindung eine wesentliche Rolle.
Die Abrechnung erfolgt auf Basis der gebuchten Services.
Vorteile einer gehosteten Telefonanlage
- Jedes intern fähige Endgerät kann als Nebenstelle genutzt werden
- Externe Mitarbeiter, Zweigstellen oder Smartphone-Nutzer werden direkt mit der Cloud-Telefonanlage des Hosting-Anbieters verbunden, so dass dessen Datenbandbreite genutzt wird.
- Erleichterte Wartung da das Hosting extern geschieht
- Keine Probleme mit der Kompatibilität von Routern und Firewalls
- Sofortige Verfügbarkeit
- Einfache Verwaltung über einen Browser
- perfekt für Home-Office-Nutzer
- Sicher und datenschutzkonform
- Keine Investitionen für Server
Welche Nachteile gibt es möglicherweise bei einer Cloud-Lösung?
- Sollte Deine Datenverbindung unterbrochen sein, dann funktioniert die Anlage natürlich nicht mehr, so dass eine Fallback-Lösung geplant werden sollte
- Die Auswahl eines geeigneten Hosting-Anbieters ist vor dem Hintergrund der Datensicherheit und des Datenschutzes ausgesprochen wichtig.
Die Auswahl einer für Dich geeigneten Lösung hängt dabei von einigen Faktoren wie beispielsweise der Netzwerksituation, Deiner finanziellen Situation und Deinen konkreten Anforderungen ab.
Solange die verfügbare Bandbreite ausreichend ist, ist eine Umstellung auf Cloud-Systeme möglich. Ist das an Deinen Standorten leider nicht so, dann ist es empfehlenswert, vielleicht sogar zwingend, eine On-Premise Lösung zu nutzen. Für eine vernünftige Sprachqualität werden ca. 100kBit/s je Sprachkanal im Up- & Download benötigt.
Auch die Unternehmensgröße spielt hier eine wichtige Rolle. Für kleine bis mittlere Unternehmen eignet sich ein Hosting in der Cloud eher, als eine möglicherweise kostspielige Installation vor Ort. Hier profitierst Du von einer hohen Flexibilität. Du musst Dich um nichts kümmern.
Je größer Deine Unternehmung ist oder wird, je höher sind die monatlichen Kosten, gerade dann, wenn die Ansprüche an die Features steigen.
