Autor: Jan Gisbertz

Produktiv arbeiten: Zehn Tipps für den digitalen Arbeitsplatz

Sie fühlen sich ständig unter Druck und der Tag ist häufig zu kurz für die lange Aufgabenliste? Produktives Arbeiten ist oft nur eine Frage der richtigen Organisation, Zielsetzung und Priorisierung. Auch moderne Technik und aktuelle Software können die Produktivität buchstäblich automatisch steigern helfen.

Für optimale Ergebnisse und mehr Effizienz im papierlosen Büro lohnt es sich manchmal auch, an anderen Stellschrauben zu drehen. Mit diesen Tipps optimieren Sie Ihren Workflow und steigern Ihre Produktivität am digitalen Arbeitsplatz.

Gute Organisation als Erfolgsfaktor für mehr Produktivität

Wer ständig ein Gefühl von Überlastung hat und täglich neu vor einem Berg von Aufgaben kapituliert, hat nicht nur mit Frustration zu kämpfen. Das ständige Gefühl von Unzulänglichkeit und vielleicht auch Versagen – weil man seine Aufgaben nicht schafft – kann auf Dauer sogar zu ernsthaften Erkrankungen führen. Mit guter Organisation Ihrer Arbeit und Ihres Arbeitsplatzes schaffen Sie die Voraussetzungen, damit Sie nicht in eine solche Falle geraten. Hier unsere Tipps zur Organisation:

 

Prioritäten setzen

Es klingt nach einer Binsenweisheit, doch die berühmte „Postkorb-Übung” ist sehr hilfreich, um Ihre Arbeit zu priorisieren. Sie ist auch als Eisenhower-Matrix bekannt und teilt Aufgaben in vier verschiedene Kategorien ein: Anforderungen, die dringend und wichtig zugleich sind, sollten Sie persönlich und zügig angehen. Für Wichtiges ohne direkte Dringlichkeit können Sie einen Termin festlegen, während sich unwichtige, jedoch dringende Dinge möglicherweise delegieren lassen.

Die letzte Kategorie ist vielleicht die wichtigste, um Überlastung vorzubeugen: Ist etwas unwichtig und nicht dringend, muss es vielleicht gar nicht bearbeitet werden. So identifizieren Sie Zeitfresser, die letztlich einfach in den Papierkorb gehören.

 

Ordnung ist schon die halbe Arbeit

To-do-Listen und Termine auf losen Blättern sind geradezu dafür prädestiniert, unter dem nächsten Aktenstapel in Vergessenheit zu geraten. Wer dazu neigt, den Überblick zu verlieren, kann sich mit digitalen Organizer-Tools das Projekt- und Termin-Management erheblich erleichtern.

Als Unterstützung bieten sich Notiztools wie beispielsweise Trello, Wunderlist oder Evernote an: Diese drei Anwendungen bieten auch Smartphone-Apps, so dass Sie sich immer und überall organisieren und neue Aufgaben ergänzen können.

 

„Ich bin großer Fan standardisierter To-do-Listen. Diese fülle ich abends aus, kann mit klarem Kopf zu Bett gehen und gut vorbereitet in den nächsten Tag starten.”

– Hendrik Gottschalk, CEO von getbaff

 

Effiziente Kommunikation im Team

Sie erhalten täglich eine Flut von E-Mails, der Sie kaum noch Herr werden? Möglicherweise ist die Umstellung der internen Kommunikation auf einen Messenger-Dienst eine Idee. Dienste wie beispielsweise Teamwire, Slack und andere können die Zusammenarbeit erleichtern.

Sie ermöglichen die einfache, schnelle Verständigung, wenn nicht alle Mitglieder Ihres Teams am selben Standort sind oder mal einen Tag aus dem Homeoffice arbeiten, da die Antwortzeiten kürzer sind. Auch können mit wenigen Klicks Gruppenchats eingerichtet werden.

Arbeiten delegieren, Zwischenziele festlegen und abstimmen: All das geht via  Messenger-Kommunikation auf kurzen Wegen.

 

Reale Zusammenarbeit in der Cloud

Die „Cloud” bietet eine Reihe von Vorteilen, die sich in gesteigerter Produktivität niederschlagen können. Nicht nur Ihre IT-Infrastruktur kann durch Cloud-Lösungen vereinfacht werden, auch die Zusammenarbeit im Team wird so erleichtert: Dank cloudbasierter Business-Lösungen wie Microsoft 365 sind Dokumente, Berichte und Präsentationen in Echtzeit für alle Kollegen und Mitarbeiter verfügbar. Die Dateien können so auch parallel bearbeitet werden.

 

Die Meeting-Kultur überdenken

Meetings sind in vielen Fällen notwendig, doch in vielen Fällen wiederum nicht. Eine Ausnahme ist das agile Management: Falls Sie in Ihrem Unternehmen darauf setzen, gehören viele Meetings dazu – diese werden allerdings kurz gehalten. Ansonsten empfiehlt es sich bei jedem Meeting zu hinterfragen, welche Zielsetzung die Zusammenkunft hat und ob alle vorgesehenen Teilnehmer auch wirklich dabei sein sollten. Eine klare Agenda und ein fester Zeitrahmen sollten selbstverständlich sein.

 

Zudem sollte klar sein, wer das Meeting moderiert und wer gegebenenfalls Protokoll führt. Auch erfordert nicht jede Besprechung die physische Anwesenheit aller Beteiligten – im Gegenteil: Telefon- und Videokonferenzen mit Anwendungen wie beispielsweise Skype for Business ersetzen aufwendige Reisen und zeitraubende Treffen vor Ort. Gewonnene Zeit, die Sie produktiv nutzen können.

Nur ein gesunder Körper kann produktiv arbeiten: Wie Sie fit und leistungsfähig bleiben

„Mens sana in corpore sano” – die alte Redewendung vom gesunden Geist in einem gesunden Körper sollten Sie ruhig ernst nehmen. Kopf- oder Rückenschmerzen, Müdigkeit und Verdauungsprobleme: Alles Dinge, die bei überwiegend sitzenden Tätigkeiten häufig auftreten. Wer auf sein körperliches Wohlbefinden achtet und für Ausgleich zum Büroalltag sorgt, tut nicht allein der eigenen Gesundheit einen Gefallen. Sie schaffen damit auch die richtigen Voraussetzungen für einen produktiven Arbeitsalltag. Wir haben dazu einige Anregungen gesammelt:

 

Halten Sie sich fit

Sie müssen in Ihrer Freizeit nicht unbedingt zum Hochleistungssportler mutieren – es gibt für jedes Alter und jeden Fitnesszustand geeignete Aktivitäten. Ob Tanzen oder Tennis, Laufen, Yoga und lange Spaziergänge: Wichtig ist allein, dass Sie sich überhaupt sportlich betätigen. Wer sich regelmäßig bewegt, kann Rückenschmerzen und anderen typischen Erscheinungen vorbeugen. Bewegung erhöht den Sauerstoffgehalt in den Muskeln und führt zu einer besseren Durchblutung. Das kommt unter anderem auch dem Gehirn zugute. Vielleicht können Sie ja einfach mal mit dem Fahrrad zur Arbeit kommen, oder Ihr Unternehmen bietet sogar Betriebssport an?

 

Eule oder Lerche: Schlafen Sie genug?

Wer ständig müde ist, bekommt vielleicht einfach nicht genug Schlaf. Alternativ kann es sein, dass Sie im falschen Arbeitsrhythmus leben: Je nach sogenanntem Chronotyp sind Sie vielleicht eher ein Morgenmensch oder -muffel. Hier kann eine Umstellung der Gewohnheiten gut tun. Regelmäßige Bewegung an der frischen Luft ist auf jeden Fall hilfreich, um einer scheinbar „chronischen” Müdigkeit entgegenzuwirken. Sorgen Sie außerdem durch regelmäßiges Lüften für genug Sauerstoff in Ihrem Büro.

 

Gesunde Ernährung

Neben Sport und Schlaf ist eine gesunde Ernährung wichtig, um fit im Beruf und übrigens auch später im Alter zu sein: Wer immer nur Fastfood oder deftige Kost isst – vielleicht auch durch Geschäftstermine bedingt – entwickelt eher Übergewicht, rheumatische Erkrankungen und Diabetes. Zudem droht nach schweren, fettigen Mahlzeiten in der Mittagspause auch noch das berüchtigte „Schnitzelkoma”, ein Leistungstief nach dem Essen. Genießen Sie doch statt Currywurst oder Haxe ab und zu mal einen Salat oder vegetarische Kost.

 

Genug Flüssigkeit

Die Deadline rückt näher, das nächste Meeting muss vorbereitet werden: Viele Menschen „vergessen” ihren natürlichen Durst. Daher sollte an Ihrem Arbeitsplatz immer ein Getränk stehen, um Sie zum Trinken zu animieren. Ob Sie nun Wasser, Früchtetee oder zuckerfreie Limonade bevorzugen, ist ganz egal – hauptsache, Sie halten Ihren Flüssigkeitshaushalt in der Balance. Ein Mangel an Flüssigkeit macht nämlich müde, verursacht Kopfschmerzen und Konzentrationsstörungen.

 

Pausen für die Produktivität

Es gibt gute Gründe, warum Pausen gesetzlich festgeschrieben sind – in Fabriken etwa dienen Frühstücks- und Mittagspause nicht allein der Nahrungsaufnahme, sondern sorgen auch für frische Konzentrationsfähigkeit und weniger Unfälle. In Büroumgebungen spielt es sich dagegen oft ein, „am Platz” zu essen, um dann früher nach Hause zu gehen. Sie sollten statt dessen ruhig mal vor die Tür gehen, bei schönem Wetter vielleicht die Mittagspause im Park verbringen. Das ist nicht nur gut für die Laune, sondern lüftet auch den Geist und sorgt für frische Energie.

Nach einer Unterbrechung kommen kreative Einfälle viel schneller und schwierige Aufgaben gehen leichter von der Hand: Halten Sie auch Ihre Mitarbeiter dazu an, nicht auf Pausen zu verzichten!

Übrigens: Auch Ihrem privaten Smartphone tut eine Pause gut. „Nur mal kurz” die Nachrichten, Instagram oder Facebook checken – das sind unnötige Zeitkiller, die Sie tagsüber ruhig mal abschalten sollten.

 

Das Wichtigste zum produktiven Arbeiten in Kürze

  • Ordnung und Organisation sind wichtige Faktoren für einen produktiven Alltag.
  • Ein gut funktionierendes Team muss nicht zwingend im selben Büro sitzen.
  • Mit Anwendungen in der Cloud wie Chatsystemen oder Dateiablagen gestalten Sie die Zusammenarbeit effizienter.
  • Leistungsfähigkeit basiert ganz entscheidend auf dem körperlichen Wohlbefinden. Hierfür sollten Sie sich Zeit nehmen.
  • Trennen Sie Arbeit und Privates möglichst voneinander und eliminieren Sie mögliche Ablenkungsfaktoren während Ihrer produktiven Zeit.

Quelle:

https://www.vodafone.de/business/featured/digitales-business/digitale-geschaeftsprozesse/produktivitaet-steigern/

Microsoft 365: Die Vorteile für Unternehmen gegenüber On-Premises-Lösungen

Effizient zusammenarbeiten, unterwegs produktiv sein, IT-Aufwand minimieren: Im digitalen Büro können Sie über unzählige Wege Informationen austauschen. Wer Zeit und Aufwand sparen möchte, ist gut darin beraten, alle Anwendungen zu verknüpfen und Daten zentral zu managen. Lösungen wie Microsoft 365 heben die Effizienz am digitalen Arbeitsplatz auf ein neues Level. Dass sich die vielen Microsoft-365-Vorteile auch zu erheblichen Kosteneinsparungen summieren, zeigt eine Studie von Forrester Consulting. Erfahren Sie hier, warum sich der Umstieg von On-Premises-Produkten in die Cloud für Ihr Unternehmen lohnt.

In der aktuellen Situation scheint das aktueller denn je: Wer jetzt noch volldigitales Büro hat, den unterstützt Vodafone gern unkompliziert mit einem GigaCube Business zum sofortigen Lossurfen, einem Kabel-Anschluss mit bis zu 1.000 Megabit pro Sekunde oder einem Red Business Prime-Vertrag, dem optimalen Mobilfunk-Vertrag für Geschäftskunden. Und für die passende Büro-Software daheim sorgen wir auch: Mit Microsoft 365 für Unternehmen inklusive Word, Excel, PowerPoint und Teams für die Online-Zusammenarbeit. Mehr dazu erfahren Sie auf unserer New-Work-Essentials-Seite. #WeKeepYouGoing

Kommt Ihnen das bekannt vor: Sie arbeiten stundenlang an der vierten Version einer Power-Point-Präsentation, schicken das „finale“ Werk per E-Mail an zehn Kollegen, die Ihnen das Dokument jeweils mit neuen Kommentaren und unterschiedlichen Änderungen zurückschicken. Alternativ müssten Sie die Präsentation nacheinander an jeden Kollegen einzeln schicken und zwischendurch immer erst alle Änderungswünsche abarbeiten. Diese zeit- und nervenraubende Endlosschleife bei der Arbeit mit On-Premises-Programmen, die lokal in einem Unternehmen und den dortigen Rechnern installiert und betrieben werden, gehört dank Cloud-Lösungen wie Microsoft 365 der Vergangenheit an. Das flexible All-in-One-Produkt liefert im Geschäftsalltag nicht nur mehr Effizienz und Produktivität, sondern auch erhebliche Kostenvorteile. Eine DSGVO-konforme Backup-Lösung gibt es ebenfalls.

 

Finanzielle Vorteile: Forrester spricht von erheblichen Einsparungen 

Das US-Marktforschungsinstitut Forrester Consulting hat in der Studie „The Total Economic Impact™ Of Microsoft 365 Small and Midsize Businesses“ das Optimierungspotential der Cloud-Lösung aufgeschlüsselt und analysierte den Einfluss von Microsoft 365 auf die Betriebskosten für Organisationen mit bis zu 250 Mitarbeitern. Die Ergebnisse sprechen für sich: Die Drei-Jahres-Analyse ergab einen satten ROI (Return on Investment) von 154 Prozent. Schon nach etwas mehr als fünf Monaten rentierte sich die Investition in das flexible Mietmodell und summierte sich nach drei Jahren auf insgesamt 171.000 US-Dollar – das entspricht rund 4.800 US-Dollar pro Nutzer.

Diese finanziellen Vorteile von Microsoft 365 ermittelte Forrester anhand von fünf Einflussgrößen der Cloud-Software: Technology, Mobility, Control & Compliance, Business Intelligence sowie Realtime Communication. Doch wie kann das sein? Vor allem die Cloud-Funktionen und das verbesserte Teams (ehemals Skype for Business) tragen wesentlich zum Erfolg von Microsoft 365 bei:

 

Weniger IT-Aufwand: Alle Tools liegen in der Cloud

Die Business-Modelle von Microsoft 365 bringen die vertrauten Office-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook mit praktischen Tools für die Echtzeit-Kommunikation und das Filesharing zusammen. Da sich in der Regel ein Anbieter als zentraler Ansprechpartner um die Implementierung und das laufende Management der Cloud-Software kümmert, können sich die Kollegen in der IT-Abteilung jede Menge Arbeit für den Betrieb und die Wartung komplexer IT-Hardware ersparen. Ebenso entfällt der Aufwand für den Mitarbeitersupport und das -training. Auch zusätzliche Software und Services von Drittanbietern werden mit Microsoft 365 überflüssig. So können Unternehmen sowohl den IT-Aufwand, als auch die Software- und Service-Kosten laut der Studie um bis zu 19 Prozent reduzieren.

 

Effizienterer Technologieeinsatz: Weniger Investitionen für neue Hard- und Software

Zugleich minimieren Sie mit der Cloud-Lösung die Anschaffungskosten für neue Hardware wie Computer und Server. Ältere Laptops können weiter genutzt werden, da sich alle Tools, Dokumente und Services in der Cloud befinden. So unterstützt Microsoft 365 auch Ihre Bring-Your-Own-Device-Strategie (BYOD) und verbessert die Geschäftskontinuität. Bei Server-Ausfällen oder Netzwerkproblemen können Mitarbeiter in der Cloud problemlos weiterarbeiten. Auch teure Upgrades für die Infrastruktur bisheriger Datei- und E-Mail-Server werden überflüssig.

 

Verbesserte Compliance: Datenschutz und Sicherheit aus der Cloud

Der digitale Arbeitsplatz stellt IT-Experten vor besondere Herausforderungen in Sachen Datenschutz und -sicherheit. Auch hier kann die Cloud-Lösung von Microsoft 365 punkten: Durch das Hosting auf Microsoft-Rechenzentren innerhalb der EU erfüllen sie die strengen Anforderungen europäischer Datenschutz- sowie Compliance-Richtlinien und minimieren das Risiko unbeabsichtigter Verstöße. Automatische Feature-Updates, ein branchenführender Viren- und Spam-Schutz sowie Datenverschlüsselung bei der Übertragung ersparen Ihnen Kosten für zusätzliche Sicherheits-Tools und unterstützen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

 

Effizientere Teamarbeit: Integrierte Lösungen für bessere Datenverfügbarkeit

Mit Microsoft 365 lassen sich E-Mails, Teamkalender, Kontakte und Informationen mit einer Lösung managen. Die Dokumente sämtlicher Office-Anwendungen synchronisieren sich automatisch auf allen Endgeräten, so dass jedem Nutzer auf dem PC, Tablet und Smartphone stets das aktuelle Dokument vorliegt. An diesem können die Mitarbeiter nun parallel arbeiten, ohne ständig Anpassungen an unterschiedlichen Versionen vorzunehmen. Das erleichtert nicht nur vor Ort, sondern auch unterwegs die flexible und zeitsparende Zusammenarbeit.

Eine Beispielanalyse von Forrester veranschaulicht eine Effizienzsteigerung von 45 Stunden pro Mitarbeiter und Jahr. Das heißt, jeder mobile Mitarbeiter könne durch die Arbeit mit Microsoft 365 gut 15 Minuten pro Tag sparen.

 

Transparente Prozesse: Sorgen Sie für schnellere Ergebnisse

Egal, ob Sie im digitalen Büro, Homeoffice oder auf Geschäftsreise arbeiten: Da alle Dateien von Microsoft 365 in der Cloud gespeichert sind, lassen sie sich überall von jedem Gerät abrufen und mit Kunden, Kollegen oder Geschäftspartnern teilen. So können wichtige Arbeitsschritte leichter abgestimmt und koordiniert werden, Entscheidungen und Prozesse werden für alle Beteiligten transparenter und Aufträge lassen sich schneller abwickeln.

 

Virtuell anwesend sein: Die praktischen Meeting-Funktionen von Teams

Neben den klassischen Arbeitstools wie Word, Excel und Power-Point bietet Microsoft 365 viele Anwendungen für die Telekommunikation und den Informationsaustausch. Im Team-Chat, über soziale Netzwerke oder HD-Videokonferenzen lassen sich die nächsten Schritte und neusten Ergebnisse besprechen. Via Teams (ehemals Lync) können Sie die Konferenz auch aufzeichnen, den Bildschirm freigeben, digitale Whiteboards einbinden und Power-Point-Präsentationen kommentieren. Das bedeutet Teamwork in Echtzeit mit bis zu 250 Nutzern, die von jedem Ort der Welt zugeschaltet werden können.

 

Zentrale Administration: Nutzer, Lizenzen und Tools sowie Geräte stets im Blick

Auch die IT-Abteilung kann sich mit Microsoft 365 wieder mehr auf strategische Aufgaben konzentrieren. Der Administrator kann alle Nutzer, Lizenzen und Tools zentral verwalten – auch die Daten aller Mobilgeräte. Geht ein Dienst-Handy verloren, lassen sich die sensiblen Firmen- oder Kundendaten aus der Ferne löschen. Mit der Mobile Device Management-Funktionen können außerdem Richtlinien für die Gerätesicherheit und Zugriffsregeln festgelegt werden. Das geht auch ohne tiefgreifende IT-Kenntnisse, denn die Einrichtung der Software erfolgt Schritt für Schritt nach Anleitung.

 

Total Cost of Ownership optimieren: Planbare Kosten und flexible Funktionen

Die flexiblen Strukturen von Microsoft 365 sind für Unternehmen jeder Größenordnung ein erheblicher Vorteil. Mit Microsoft 365 Cloud müssen Sie das bekannte Office-Paket oder die Lizenzen nicht mehr kaufen, sondern können Microsoft-Produkte als skalierbaren Service nutzen. Sie zahlen monatlich und erhalten ein stets aktuelles, sicheres Paket. Dafür bietet Microsoft flexible Modelle, deren Funktionen und Anwendungen sich auf den individuellen Bedarf Ihres Unternehmens abstimmen lassen.

 

Verbesserte Business Intelligence: Mit Realtime Communication

Unterm Strich bedeutet mehr Flexibilität nicht nur ein erhebliches Plus für die Produktivität, sondern auch die Business Intelligence. Unternehmen der Studie konnten Entscheidungen seit der Implementierung von Microsoft 365 rund 17 Prozent schneller treffen als zuvor. Instant Messaging vereinfacht dabei Ab- und Rücksprachen mit Kollegen, Kunden und Partnern. Zugleich können Online-Meetings in Form von Telefon- und Videokonferenzen bisherige Geschäftsreisen, Außendienste und Vorort-Termine ersetzen.

Die Forrester Studie macht nochmal deutlich: Microsoft 365 kann in kürzester Zeit zur finanziellen Entlastung beitragen und Ihre Kosten erheblich senken, während die Produktivität der Mitarbeiter steigt. Dabei kann die Cloud-Software jederzeit sich ändernden Anforderungen angepasst werden. Wenn Ihr Unternehmen wächst und die Zahl der Mitarbeiter steigt, können Sie einfach weitere Lizenzen dazu buchen.

Mehr darüber, wie Sie Ihre Office-Daten wirksam gegen Datenverlust in der Cloud schützen, erfahren Sie in unserem kostenlosen Whitepaper zum Thema Microsoft-365-Backup.

 

Sie suchen noch den richtigen Ansprechpartner für Ihren Wechsel in die Cloud? Mit Microsoft 365 von Vodafone bekommen Sie alles aus einer Hand und können sich jederzeit an die geschulten Spezialisten des kostenlosen Support-Teams wenden.

Quelle:

https://www.vodafone.de/business/featured/digitales-business/digitale-geschaeftsprozesse/office-365-vorteile/

Ransomware: So können Sie Ihr Unternehmen schützen

Das Szenario ist der Albtraum jedes Unternehmens: Eines Morgens schalten Ihre Mitarbeiter:innen ihre Dienstrechner an. Doch statt des Startbildschirms erscheint nur ein Textfeld in der Mitte des Displays – mit der Aufforderung, umgehend einen großen Geldbetrag zu überweisen. Alle wichtigen Daten auf dem Computer seien durch eine Schadsoftware verschlüsselt worden. Erst nach Zahlung des Lösegelds geben die Erpresser:innen nach eigener Aussage die Daten wieder frei. Ihr Unternehmen wurde Opfer eines sogenannten Ransomware-Angriffs.

Was Ransomware ist, wie sie funktioniert und wie Sie Ihr Unternehmen dagegen schützen, lesen Sie in diesem Beitrag.

 

Was ist Ransomware?

Das Wort Ransomware besteht aus den englischen Begriffen “Ransom” (übersetzt: „Lösegeld“) und “Ware” (für „Software“). Deutschsprachige IT-Expert:innen bezeichnen diese Form der Schadsoftware auch als Erpresser-Software. Ransomware verschlüsselt entweder Ihre Dateien und/oder das Betriebssystem, sodass sich der Rechner nicht mehr korrekt starten lässt.

Die kriminellen Verfasser:innen der Schadsoftware haben dann die Kontrolle über Ihr Endgerät und fordern ein Lösegeld. Solange Sie den Betrag nicht bezahlt haben, bleibt das Gerät verschlüsselt. Dass die Kriminellen Ihre Dateien im Fall einer Lösegeldzahlung wieder freischalten, ist jedoch fraglich. Das Bundeskriminalamt rät: „Gehen Sie nicht auf Lösegeldforderungen ein.“

So funktioniert ein Ransomware-Angriff

Ransomware-Angriffe beginnen häufig mit einer Phishing-Attacke. Über diese Methode schleusen Kriminelle Malware in Ihre Firmen-IT ein. Dies geschieht über verschiedene Wege:

  • Klicken Sie zum Beispiel auf einen als seriös getarnten, aber mit Malware infizierten E‑Mail-Anhang, kann sich Schadsoftware auf Ihrem Gerät ausbreiten.
  • Korrumpierte Add-Ons (kleine Zusatzprogramme für Ihren Webbrowser) können Ransomware auf Ihrem Computer freischalten. In der Regel merken Sie nicht, wie die Schadsoftware Ihr Endgerät „kapert“.

Kriminelle machen auch vor Smartphones nicht halt: Bei sogenannten Smishing-Angriffen verstecken sie Links zu manipulierten Webseiten in SMS. Darüber hinaus verbirgt sich Ransomware hinter Werbeanzeigen, die plötzlich auf Ihrem Browser aufflackern. Wenn Sie auf die Anzeige drücken, installiert sich die Ransomware auf Ihrem Gerät. Dies geschieht häufig, ohne dass Sie die Ransomware erkennen.

Nachdem die Ransomware Ihren Computer übernommen hat, erscheint meist ein Textfeld, dass Sie zur Zahlung eines bestimmten Geldbetrages auffordert. Häufig stellen die Kriminellen auch ein Ultimatum. Wenn Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums kein Geld überwiesen haben, löscht die Schadsoftware alle zuvor verschlüsselten Dateien unwiederbringlich.

Ransomware nutzt häufig Schwachstellen in Rechnern und IT-Netzwerken, um sich einnisten zu können. Stets aktuelle Software gehört daher zu den effektivsten Schutzmaßnahmen gegen diese cyberkriminellen Angriffe.

 

Diese Arten Ransomware gibt es

In den vergangenen Jahren nutzten Kriminelle hauptsächlich zwei Arten von Ransomware, um von ihren Opfern hohe Geldsummen zu erpressen:

  • Locker-Ransomware: Dieser Erpresser-Trojaner blockiert wesentliche Funktionen Ihres Endgeräts und macht eine Bedienung unmöglich. Locker-Ransomware sperrt zum Beispiel den Zugriff auf den Desktop und lässt Sie lediglich mit der Maus zum Textfeld mit der Lösegeldforderung scrollen. Expert:innen bezeichnen diese Malware daher auch als „Screenlocker”. Meist beschädigen Locker-Angriffe keine Dateien und verschlüsseln sie auch nicht.
  • Crypto-Ransomware: Momentan kommt es immer wieder zu Angriffen mit Crypto-Ransomware, besonders auf Unternehmen und Behörden. Ziel von Crypto-Angriffen sind häufig wichtige Unternehmensdaten – zum Beispiel Kundendaten, Produktionsdaten, Daten aus der Logistik oder der Personalabteilung. Crypto-Ransomware sperrt nicht den Zugang zu Ihren Computern, sondern lässt Ihre Mitarbeiter:innen durchaus grundsätzliche Funktionen der Endgeräte benutzen. Doch alle wichtigen Dateien sind gesperrt. Der Trojaner aktiviert nach der Verschlüsselung ein Textfeld, das Sie zur Lösegeldzahlung auffordert.

Was ist Ransomware-as-a-Service?

Manche Cyberkriminelle verfügen nicht über die technischen Kenntnisse, um einen bestimmten Angriff auf ihre Opfer durchzuführen. Sie können sich jedoch Dienste anderer Gruppen von Hacker:innen mieten. Dieses Geschäftsmodell bezeichnen IT-Sicherheitsexpert:innen als Ransomware-as-a-Service (RaaS). RaaS hat sowohl für Hersteller als auch die Nutzer:innen gemieteter Schadsoftware einige Vorteile.

Kriminelle Malware-Dienstleister können ihre Angebote schnell auf die Ansprüche der ebenfalls kriminellen Kund:innen hin skalieren. Sie tragen nur ein minimales Risiko, denn schließlich führen nicht sie selbst den Angriff aus. Die Abnehmer:innen der RaaS-Leistung wiederum greifen auf eine maßgeschneiderte Software zurück, in deren Entwicklung sie keine Zeit investieren müssen.

 

So funktioniert Ransomware-as-a-Service

RaaS ist Teil eines Software-as-a-Service-Modells. Kopf dieser Hierarchie ist der eigentliche Anbieter des RaaS. Meist handelt es sich dabei um eine professionell agierende Gruppe krimineller Softwareentwickler:innen. Diese Gruppe entwickelt die Ransomware, die später die Endgeräte der Opfer befällt.

Außer der Softwareentwicklung obliegt den RaaS-Betreibern die Kontrolle über eine komplexe Infrastruktur. Dazu gehört häufig ein eigenes Online-Portal, über das potenzielle Kund:innen die Schafsoftware beziehen. Sehr gut organisierte Gruppen bieten sogar einen eigenen Kundenservice. Zum Servicepaket der Kriminellen gehört außerdem ein eigener Zahlungsdienst. Hier bezahlen Kund:innen den Service rund um die gemietete Ransomware – meist mit Kryptowährung.

Bezahlen Opfer von Ransomware-Attacken das geforderte Lösegeld, wickeln nicht selten die RaaS-Anbieter die Zahlungsmodalitäten ab.

Anbieter von Ransomware-as-a-Service professionalisieren ihre Leistungen immer mehr. In einschlägigen Foren im Darknet werben sie aktiv für ihre Dienste. Die enorme Geschwindigkeit, mit der sie ihre Ransomware skalieren, stellt Entwickler von Antivirensoftware vor enorme Schwierigkeiten.

Wie Sie Ihr Unternehmen gegen Angriffe durch professionelle Cyberkriminelle am besten schützen, lesen Sie im folgenden Abschnitt.

 

Effektiver Ransomware-Schutz: Darauf sollte Ihr Unternehmen achten

Gänzliche Sicherheit gegen Ransomware-Angriffe gibt es leider nicht. Aber Ihr Unternehmen sollte es Kriminellen durch vorbeugende Maßnahmen so schwer wie möglich machen. Berücksichtigen Sie daher folgende Punkte:

  • Ihr Unternehmen sollte alle Endgeräte mit einer aktuellen und leistungsfähigen Antivirensoftware schützen.
  • Ihre IT-Mitarbeiter:innen sollten regelmäßig Sicherungskopien aller Unternehmensdaten anfertigen und diese offline speichern. Damit verhindern Sie eine Infektion der Sicherheitskopien mit Ransomware. Kommt es zu einem Angriff auf Ihr Firmen-IT-System, können Sie eine vorherige Dateienversion wiederherstellen.
  • IoT-Plattform, Condition-Monitoring-Plattform, PC-Betriebssysteme und generell jegliche Software sollten immer auf dem neuesten Stand sein.
  • Schulen Sie Ihre Mitarbeiter:innen umfangreich, damit sie cyberkriminelle Bedrohungen rechtzeitig erkennen und darauf richtig reagieren können. Ihr Team sollte verdächtige E-Mails, Messages oder SMS sofort Ihren IT-Fachleuten melden.
  • Mit einem Least-Privilege-Prinzip erhalten Nutzer:innen nur sehr eingeschränkte Nutzungs- und Zugangsrechte bei Firmensoft- und Hardware. Auch Ihre Maschinen können untereinander nur bestimmte Daten austauschen. Sie verkleinern dadurch die Angriffsfläche für cyberkriminelle Attacken enorm.

Ransomware: Was tun, wenn es zu spät ist?

Hat Ransomware Ihr System befallen und Sie haben keinen Zugriff auf Ihre Dateien mehr, gilt: Keinesfalls sollten Sie auf die Forderungen der Cyberkriminellen eingehen. Es gibt keine Garantie dafür, dass die Erpresser:innen Ihnen nach Zahlung des Lösegeldes Ihre Dateien tatsächlich wieder zugänglich machen.

Nach einem Ransomware-Angriff ist das Entfernen des Trojaners und die Wiederherstellung der Dateien möglich, allerdings in einem eher kleinen Rahmen. Für private Nutzer:innen gibt es beispielsweise eine Reihe kostenloser Tool im Internet. Expert:innen raten Unternehmen jedoch davon ab, im Falle eines Schadens selbst Hand anzulegen und verweisen, um Ransomware zu entfernen, auf spezialisierte Dienstleister.

IT-Security-Spezialisten wie Accenture blicken auf eine jahrelange Erfahrung bei der Bekämpfung cyberkrimineller Bedrohungen zurück. Teil des Leistungspakets von Accenture Security ist unter anderem die Dienstleistung „Breach Response & Forensics“. Diese hilft Unternehmen, schnell und angemessen auf einen Cyberangriff reagieren zu können. Der Dienstleister hilft, den Schaden zu begrenzen und die Wiederherstellungszeit der Dateien und Systeme zu verkürzen.

WannaCry als Beispiel für eine der größten bekannten Attacken

Am 12. Mai 2017 bemerkten IT-Sicherheitsspezialisten in verschiedenen Behörden und Unternehmen in über 150 Ländern, dass sich eine neue Version der WannaCry-Erpressersoftware in zahlreichen IT-Systemen verbreitet hatte. Unter anderem befiel WannaCry Systeme eines spanischen Telekommunikationsunternehmens. In Großbritannien befiel die Malware die IT-Systeme zahlreicher Krankenhäuser und Praxen.

Die WannaCry-Ransomware nutzte eine Schwachstelle im Betriebssystem Windows aus. Unbestätigten Gerüchten zufolge habe die US-Sicherheitsbehörde NSA diese Sicherheitslücke geschaffen. Eine Hackergruppe namens Shadow Brokers hatte die EternalBlue genannte Schwachstelle bereits vor dem WannaCry-Angriff publik gemacht.

Microsoft reagierte auf den Leak von Shadow Brokers und veröffentlichte im April 2017 ein Update für Windows. Doch zu einer flächendeckenden Beseitigung der Sicherheitslücke kam es nicht. Auf zahlreichen Firmencomputern lief auch weiterhin eine unsichere Windows-Version. Die nicht selten unzureichenden Update-Routinen vieler Unternehmen öffneten dem WannaCry-Trojaner Tür und Tor.

Als die Ransomware schließlich zuschlug, verschlüsselte sie Unmengen Datensätze und legte zahlreiche Unternehmen und Einrichtungen für mehrere Tage lahm. Die Angreifer:innen forderten 600 Dollar in Bitcoins von ihren Opfern. In welchem Ausmaß diesem Erpressungsversuch tatsächlich nachgegeben wurde, ist nicht belegt. Weltweit betraf der WannaCry-Angriff etwa 230.000 Computer.

 

Weitere bekannte Ransomware-Attacken

Bad Rabbit: Dass nicht jede Art von Ransomware via Phishing-Mail auf die Zielcomputer gelangt, zeigt der Bad-Rabbit-Trojaner. Dieser verbreitete sich 2017 über einen sogenannten Drive-by-Angriff. Hier besucht ein Opfer eine von Kriminellen manipulierte Webseite. Der Besuch reicht aus, um unbemerkt im Hintergrund einen sogenannten Malware-Dropper zu aktivieren. Der Bad-Rabbit-Malware-Dropper fordert die Nutzer auf, das Adobe-Flash-Plugin auf dem Computer zu installieren. Nur so werde die besuchte Webseite vollumfänglich lesbar. Doch anstatt des Plugins installiert das Opfer die Malware auf dem Endgerät.

Ryuk: Im August 2018 verbreitete sich weltweit der Ryuk-Erpressertrojaner. Diese Ransomware deaktiviert auf den befallenen Rechnern die Wiederherstellungsfunktion von Windows. Die Nutzer:innen können die durch den Trojaner verschlüsselten Dateien nicht wiederherstellen. Dies gelingt nur durch Rückgriff auf eine externe Sicherheitskopie des Systems. Ryuk befiel auch Netzwerkfestplatten in Behörden, Unternehmen und Krankenhäusern.

CryptoLocker: Diese Ransomware tauchte 2007 zum ersten Mal auf. Cyberkriminelle verbreiteten die Malware mit infizierten E-Mail-Anhängen. Weltweit befiel CryptoLocker über 500.000 Endgeräte. Strafverfolgungsbehörden gelang es, einen Teil der für die Verbreitung der Ransomware gekaperten Rechner zu beschlagnahmen. Von den Kriminellen unbemerkt erhielten die Ermittler:innen Zugriff auf das Ransomware-Netzwerk. Sie analysierten die von dort aus gesendeten Schadprogramme und richteten ein Online-Portal ein. Hier fanden die Opfer die nötigen Codes zum Entschlüsseln ihrer Dateien. Viele Nutzer:innen erhielten dadurch wieder die Kontrolle über ihre Systeme, ohne alle Systeme zurücksetzen oder Lösegeld zahlen zu müssen.

Petya: 2016 legte Petya zahlreiche Personalabteilungen in Unternehmen lahm. Die Ransomware lauerte hinter einem Dropbox-Link in gefälschten Bewerbungsmails. Statt einzelner Dateien verschlüsselte Petya die komplette Festplatte der Opfer.

GoldenEye: Dieser nach einem James-Bond-Film benannte Trojaner gilt als der Nachfolger von Petya und schädigte 2017 einige große russische Ölfirmen und Banken.

Dharma Brrr Ransomware: Häufig bauen Ransom-Attacken auf zuvor erfolgtes Phishing auf. Nicht so Dharma Brrr – diesen Erpresser-Trojaner installierten Cyberkriminelle „in Handarbeit“ auf von ihnen gehackten Desktops. Als die Angreifer:innen die Malware dann aus der Ferne aktivierten, verschlüsselten sie sämtliche gefundene Dateien. Die Dateinamen endeten dann auf „.id-[ID].[E-Mail].brrr“.

 

Ransomware: Das Wichtigste in Kürze

  • Ransomware kapert Ihre Endgeräte und IT-Systeme und verschlüsselt Dateien oder das Betriebssystem. Die kriminellen Urheber:innen fordern ein Lösegeld.
  • Mithilfe von Phishing-Attacken schleusen Kriminelle Malware in Ihre Firmen-IT ein.
  • Ransomware befällt mittlerweile auch Smartphones.
  • Locker-Ransomware blockiert wichtige Funktionen Ihres Endgeräts.
  • Crypto-Ransomware verschlüsselt alle wichtigen Dateien Ihres Unternehmens. Ein Textfeld fordert Sie auf, ein Lösegeld zu zahlen.
  • Cyberkriminelle können gegen Bezahlung auf die technischen Kenntnisse anderer Hackergruppen zurückgreifen. Dieses Geschäftsmodell nennen IT-Sicherheitsexpert:innen Ransomware-as-a-Service.
  • Ihr Unternehmen sollte sich mit einer leistungsfähigen Antivirensoftware vor Ransomware-Angriffen schützen.
  • Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen. Ihr Team sollte verdächtige E-Mails sofort Ihren IT-Fachleuten melden.

Quelle:

https://www.vodafone.de/business/featured/digitales-business/digitaler-arbeitsplatz/ransomware-schutz-im-unternehmen-darauf-sollten-sie-achten/

Digitalisierung verändert Branchen wie Baugewerbe, Einzelhandel und Immobilienwirtschaft

Digitalisierung verändert Unternehmen weltweit und branchenübergreifend. In der Industrie werden zunehmend disruptive Technologien wie etwa KI, Big Data und IoT eingesetzt, während andere Wirtschaftszweige noch verhalten (re-)agieren. Wir werfen einen näheren Blick auf die digitale Transformation in einigen betroffenen Branchen wie Einzelhandel, Baugewerbe, Immobilienwirtschaft und Gesundheitswesen.

 

Digitalisierung im Einzelhandel: Im Wettlauf um Relevanz

Digitale Trends wie Mobile Shopping und Social Commerce wirken auf den Kaufprozess und das Konsumverhalten: Das bestätigte die Total Retail-Studie 2017 der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PwC. Dabei gab rund die Hälfte von 25.000 Befragten aus 29 Ländern an, Produkte vorab online zu recherchieren. Von den Teilnehmern aus Deutschland gaben 34 Prozent an, seltener bei stationären Händlern einzukaufen. Die Online-Einkäufe wurden häufig direkt mit dem Smartphone getätigt: Mindestens einmal im Monat bei 38 Prozent der Konsumenten.

Der Onlinehandel verzeichnete also stärkeres Wachstum als der stationäre Handel und nimmt diesem dabei sogar Marktanteile ab. Dieser digitale Trend ist zugleich Risiko und Chance: Der Einzelhandel kann daraus lernen und eigene Onlineangebote machen.

Arne Wolter beispielsweise ist CEO von chefkoch.de. Rund 20 Millionen Deutsche nutzen jeden Monat die bekannte Plattform rund um das Thema Koch- und Backrezepte und sorgen derzeit vor allem für Werbeeinnahmen beim Mutterverlag Gruner+Jahr. Doch auch der Lebensmittel-Einzelhandel soll zukünftig verstärkt von Bestellmöglichkeiten aus den Rezeptseiten heraus profitieren. Wie Chefkoch das Spotify für Rezepte werden will und welchen Einfluss soziale Medien, Saisonalität und Tagesaktualität auf Erfolg im Online-Business haben, erfahren Sie im „Digitale Vorreiter”-Podcast mit Christoph Burseg:

Digitalisierung des Gesundheitswesens: „Digital Health“

In der Gesundheitsbranche läutet die Digitalisierung einen Wandel ein: Von der Prävention über die Diagnose bis hin zur Therapie wird die gesamte „Patientenreise“ durch digitale Werkzeuge und Interaktionen verändert – mit entsprechenden Folgen für Geschäftsmodelle und Marktanteile.

So gehen die Roland Berger-Experten in ihrem Bericht Digital and disrupted: All change for healthcare davon aus, dass das weltweite Marktvolumen digitaler Anbieter in der Pharmaindustrie bis 2020 bei mehr als 200 Milliarden Euro Umsatz liegen wird – ein jährlicher Zuwachs von über 20 Prozent. Die Angebote umfassen Fitness-Wearables, Tele-Gesundheitsberatung oder auch Online-Medikamentierung. Auch hier müssen sich Unternehmen also überlegen, wie sie ihr Geschäftsmodell an diesen Umbruch anpassen.

 

Digitalisierung des Baugewerbes: Beispielsweise Geofencing und Fernsteuerung

In der Baubranche werden Chancen der digitalen Transformation zunehmend erkannt. In einer Studie von Roland Berger aus dem Jahr 2016 gaben 93 Prozent der 40 befragten Unternehmen an, dass die Digitalisierung einen Einfluß auf ihre Prozesse haben wird. Damals glaubte die überwältigende Mehrheit, dass sie das Potential der Digitalisierung noch nicht ausschöpfen.

Seit dem ist in die Baubranche viel Bewegung gekommen: Digitale Planungstools kommen zum Einsatz, Geofencing ist bei teuren Fahrzeugen und Baumaschinen zum Standard geworden, und die Fernsteuerung von Spezialgeräten per IoT und 5G ist keine Utopie mehr.

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Ob etabliertes Unternehmen oder wachsendes Start-up, bei WeWork findet jeder seinen passenden Arbeitsplatz. Nikolay Kolev, Managing Director Northern & Central Europe bei WeWork, spricht in der heutigen Folge über die Erfolgsfaktoren des WeWork-Geschäftsmodells, die maßgeblich durch zwei Produkte erreicht werden – All Access und On-Demand. Diese Punkte ermöglichen zum einen den Zugang zu WeWork-Büros an mehreren Standorten und zum anderen eine flexible Buchung eines Büros auf Nachfrage. Er spricht hierbei von einer neuen Normalität des Arbeitslebens und zeigt, wie wichtig Flexibilität in unserer heutigen Gesellschaft ist. Zudem thematisieren die Zwei die Veränderungen während der Pandemie und wie sich dies auf die Akzeptanz des Geschäftsmodells ausgewirkt hat.

Digitalisierung der Immobilienbranche: Smart Buildings und Big Data

Für Immobilienunternehmen ist die Digitalisierung ein sehr relevantes Handlungsfeld, denn Mieter und Eigentümer erwarten zunehmend eine papierlose Kommunikation und Verwaltung.

Hausverwaltungen können mit der Einführung von intelligenten Messgeräten entlastet werden, auch lassen sich so gesetzliche Vorgaben wie etwa die Legionellen-Vorsorge erfüllen. Automatische Steuerungen machen insbesondere aus großen Gewerbeimmobilien sogenannte Smart Buildings: Das hilft beim Energiesparen und verhindert Reparaturen durch vorsorgliche, zeitgerechte Wartungsarbeiten etwa an Aufzugsanlagen. Sogenannte Predictive Maintenance kann aber auch dafür sorgen, dass Beleuchtungsanlagen in öffentlichen Bereichen nicht ausfallen.

Zukunftsthemen wie künstliche Intelligenz und Augmented Reality sind für die etablierten Unternehmen bisher weniger wichtig, stehen aber im Fokus von aufkommenden Start-Ups. Junge Technologieunternehmen der Immobilienwirtschaft haben nach wie vor einen Vorsprung beim Thema Digitalisierung.

Unabhängig von der Branche sollten Unternehmen jeder Größe die Chancen der Digitalisierung im Blick behalten. Passen Sie Ihre Geschäftsprozesse rechtzeitig an digitale Trends und neue Technologien an, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Quelle:

https://www.vodafone.de/business/featured/technologie/digitalisierung-branchen/

Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten in Microsoft 365: So geht’s

Mit Microsoft 365 können Sie Dokumente mit anderen Benutzern gemeinsam bearbeiten. Die Vergabe von Versionsnummern und umständliches Versenden von Dateien via E-Mail, Messenger und Co. werden damit überflüssig. Wir zeigen Ihnen, wie es funktioniert.

Eine wesentliche Neuerung beim Thema Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation in Microsoft 365 ist die Möglichkeit, gemeinsam an solchen Dokumenten zu arbeiten. Alles, was Sie brauchen, sind eine gültige Microsoft-365-Lizenz und ein gemeinsam genutzter OneDrive- oder SharePoint-Space. Die Zusammenarbeit erfolgt im Webbrowser und nicht in der lokal installierten Version des Office-Pakets.

Übrigens: Auch in der Cloud können Datenverluste auftreten, sei es durch menschliche Fehler oder durch Cyber-Attacken. Wie Sie Ihre Office-Daten wirksam gegen Datenverlust in der Cloud schützen, erfahren Sie in unserem kostenlosen Whitepaper zum Thema Microsoft-365-Backup.

 

Word, Excel, PowerPoint: So arbeiten Sie gemeinsam an einem Microsoft-365-Dokument

Zum Funktionsumfang von Microsoft 365 gehören die beliebten Bausteine Word, Excel und PowerPoint, aber auch Outlook und andere Hilfsprogramme für den Büroalltag wie beispielsweise Skype for Business.

Im Folgenden erläutern wir Ihnen die Zusammenarbeit in Microsoft 365 mit Word, Excel und PowerPoint in ihren jeweiligen Online-Versionen. Um ein solches Dokument gemeinsam zu bearbeiten, gibt es mehrere Möglichkeiten:

So bearbeiten Sie ein bestehendes Office-Dokument online

Angenommen, Sie verfügen bereits über eine „Offline-Version” eines Office-Dokuments, so können Sie dieses für die gemeinsame Arbeit freigeben. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie das Office-Dokument mit dem entsprechenden, bei Ihnen lokal installierten Programm.
  • Wählen Sie im Menü „Datei | Informationen | Hochladen” und anschließend den entsprechenden OneDrive-Speicherort Ihrer Organisation aus. Hinweis: Sie müssen das Dokument vor dem Upload mindestens einmal lokal abgespeichert haben.
  • Ganz oben im farbigen Band des Office-Programms steht nun der Hinweis, dass Ihr Dokument in OneDrive gespeichert wurde.
  • Klicken Sie auf diesen Hinweis und bewegen Sie den Mauszeiger über den OneDrive-Eintrag unter “Speicherort”. Im sich öffnenden Kontextmenü gehen Sie auf „Dateispeicherort öffnen”.
  • Daraufhin öffnet sich Ihr Standard-Webbrowser. Loggen Sie sich gegebenenfalls in Ihren OneDrive-Ordner ein.
  • Sie sehen nun den Speicherort der hochgeladenen Version Ihres Dokuments.
  • Klicken Sie darauf, um es online zu öffnen.

Klicken Sie nun rechts oben auf „Freigeben”. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie Einstellungen für die Freigabe vornehmen können. Welche das im Detail sind, erfahren Sie weiter unten.

So erzeugen Sie ein Dokument in Office Online und geben es frei

Wenn Sie Ihr Dokument direkt in Office Online erzeugen und anschließend freigeben wollen, öffnen Sie die von Ihnen benötigte Online-Anwendung. Gehen Sie dazu auf die Startseite von Microsoft 365, melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an und wählen Sie anschließend das Programm, das Sie verwenden wollen, zum Beispiel Word. Klicken Sie hier auf „Neues leeres Dokument”. Danach klicken Sie ebenfalls auf „Freigeben” und fahren wie im Folgenden beschrieben fort.

Diese Freigabeoptionen haben Sie in Microsoft 365

Im “Freigeben”-Fenster ist die Option “Jeder mit dem Link…” voreingestellt. Klicken Sie darauf, um alle Freigabeoptionen zu sehen. Folgende Möglichkeiten haben Sie:

  • „Jeder mit dem Link”: Geben Sie den Link zum Dokument an ausgewählte Personen weiter. Diese müssen nicht zwingend Ihrer Organisation angehören. Diese Option ist nicht in „SharePoint Server 2019”-Umgebungen verfügbar.
  • „Personen bei [Ihr Unternehmen] mit dem Link”: Nur Personen innerhalb Ihres firmeninternen Microsoft-365-Workspaces haben Zugriff auf das Dokument, sofern sie den Link dazu kennen.
  • „Personen mit Zugriff”: Eventuell haben bestimmte Personen bereits Zugriff auf die Datei oder den Online-Ordner, in dem sie liegt. Über diese Option können Sie zusätzlich einen Link für berechtigte Personen erzeugen und diese so explizit auf das Dokument hinweisen.
  • „Bestimmte Personen”: Geben Sie das Dokument ausschließlich für bestimmte Personen frei. Der erzeugte Link funktioniert somit nur für diese Personen.

Wählen Sie eine der Optionen aus und entscheiden Sie anschließend, ob Sie dem ausgewählten Personenkreis das Bearbeiten oder lediglich das Ansehen Ihres Dokuments gestatten möchten. Setzen Sie dazu das entsprechende Häkchen. Klicken Sie nun auf „Übernehmen” und wählen Sie im nächsten Fenster gegebenenfalls diejenigen Personen aus, die Zugriff auf das Dokument erhalten sollen. Anschließend können Sie den Link zum Dokument automatisch versenden lassen oder ihn kopieren und selbst an die geplanten Mitbearbeiter des Dokuments schicken.

Damit die Zusammenarbeit mit anderen Bearbeitern desselben Dokuments reibungslos funktioniert, sind einige Voraussetzungen zu beachten:

  • Die Mitarbeiter müssen sich in derselben Organisation befinden wie Sie selbst (Ausnahme: die allgemeine Linkfreigabe wie oben beschrieben).
  • Jeder Bearbeiter muss über einen aktuellen Webbrowser verfügen.

 

Gemeinsames Arbeiten in Microsoft 365: Das sollten Sie wissen

Die Online-Zusammenarbeit in Word und Co. via OneDrive-Cloud bietet eine ganze Reihe von Vorteilen. Vor allem die sonst häufig notwendige Versionierung entfällt. Außerdem gilt:

  • Sie müssen keine Dokumentversionen – beispielsweise per E-Mail – herumschicken und laufen nicht Gefahr, dass verschiedene Bearbeitungsstände derselben Version entstehen.
  • Die Bearbeitung ist tatsächlich gleichzeitig möglich, was bedeutet, dass Ihre Änderungen umgehend auf den Bildschirmen anderer Bearbeiter angezeigt werden. Aktuell bearbeitete Absätze in einem Word-Dokument, Zellen in Excel oder einzelne PowerPoint-Folien sind für die Dauer der Bearbeitung für andere Nutzer gesperrt, damit es nicht zu Versionskonflikten kommt.
  • Sie müssen Ihre Änderungen nicht aktiv speichern: Die Speicherung erfolgt automatisch, was bedeutet, dass allen stets die aktuelle Version des Dokuments zur Verfügung steht.
  • Normalerweise notwendige Back-ups entfallen, da die Speicherung innerhalb der Cloud sowieso redundant erfolgt.
  • Mit der optionalen Vodafone Cloud-Backup-Lösung sind auch sensible Daten stets optimal abgesichert.
  • Sobald Sie mit der gemeinsamen Arbeit an dem Dokument fertig sind, können Sie eine Kopie über „Datei | Speichern unter | Eine Kopie herunterladen” auf Ihrem lokalen Gerät speichern, um sie weiter zu verarbeiten. Das Herunterladen als PDF-Datei oder im Open-Office-Format ist ebenfalls möglich.

    Übrigens: Zusammenarbeit, auch wenn man nicht am selben Ort ist: Mit unserer virtuellen Telefonanlage One Net Enterprise machen Sie Ihr Business ortsunabhängig. Wir bringen Ihre Telefonie in die Cloud, damit Sie und Ihre Mitarbeiter in Zukunft noch flexibler von überall arbeiten können – mit einer Nummer für alle erreichbar, egal wo Sie sind.

Quelle:

https://www.vodafone.de/business/featured/digitales-business/digitaler-arbeitsplatz/gemeinsames-arbeiten-an-dokumenten-in-office-365-so-gehts/

Digitalisierung im Handwerk: Herausforderungen & Trends

Inhabergeführte Betriebe mit ein, zwei Gesellen, die üblicherweise – vor allem in Großstädten – mit Aufträgen gut ausgelastet sind, haben es in Sachen Zukunftstrends nicht leicht. Kleine und kleinste Handwerksbetriebe sind daher bislang eher die Schlusslichter in Sachen Digitalisierung.

Oft machen Ehepartner oder andere Familienangehörige die Buchhaltung und erledigen „nebenbei” leidige Korrespondenz und Telefondienste. Da bleibt für viele Betriebe nur wenig Raum, sich auch noch um Modernisierung und Trends zu kümmern. Allerdings verändert sich nicht nur die Erwartungshaltung der Kunden oder die Technik, die in viele Lebensbereiche Einzug hält. Auch zukünftige Mitarbeiter stellen vermehrt andere Anforderungen an einen modernen Arbeitsplatz. Welche Herausforderungen die Digitalisierung für kleine Handwerksbetriebe bereithält und welche Chancen in den Trends liegen, erfahren Sie hier.

 

Aktuelle Herausforderungen für kleine Betriebe

Arbeitsplätze in Handwerksberufen bieten in der Regel sehr gute Aussichten, aber dennoch gibt es oft Nachwuchssorgen – längst nicht jeder freie Ausbildungsplatz kann besetzt werden. Gerade kleinere Betriebe haben Schwierigkeiten, freie Stellen neu zu besetzen. Allein in Bayern fehlten im Frühjahr 2019 rund 30.000 Handwerker (Quelle: Internationale Handwerksmesse IHM/März 2019).

Ein gängiges Vorurteil lautet, dass sich junge Menschen „nicht gern die Finger schmutzig machen” und lieber studieren wollen. Dabei wurzeln die Nachwuchssorgen möglicherweise in ganz anderen Dingen. Für kleine Handwerksbetriebe steht das Thema Digitalisierung nämlich häufig nicht gerade oben auf der Prioritätenliste: Nicht jeder von ihnen hat eine eigene Website, setzt in der täglichen Arbeit auf moderne Technik oder mobile Erreichbarkeit.

Solche Zustände sind für Millennials (Jahrgänge ca. 1981-1995) und die nachfolgende „Generation Z” (Jahrgänge ca. 1995-2010), aus der sich immer mehr Kunden und auch Mitarbeiter rekrutieren, kaum nachvollziehbar und unattraktiv: Kunden erwarten unkomplizierte Erreichbarkeit auf allen möglichen Kanälen. Junge Leute auf der Suche nach einem interessanten Ausbildungs- oder Arbeitsplatz finden das Versenden von Unterlagen in Papierform befremdlich und wollen in ihren Lehrjahren mit Zukunftstechnologien in Berührung kommen.

Daher müssen sich auch kleine Klempnerbetriebe, Schlosser oder Tischlereien solchen Ansprüchen stellen, wenn sie langfristig wettbewerbsfähig bleiben wollen.

Erreichbarkeit und digitaler Service: Was Kunden erwarten

Kunden möchten keineswegs tagelang hinter den gewünschten Handwerksleistungen hinterhertelefonieren. Sie wünschen sich schnelle Erreichbarkeit ihrer Ansprechpartner, wie sie es aus anderen Lebensbereichen gewohnt sind. Und wenn es telefonisch nicht gleich funktioniert, dann doch bitte über E-Mail, Webformular oder soziale Medien.

Auch als Inhaber eines kleinen Betriebs kommen Sie nicht darum herum, sich um solche Dienste wie Google My Business  zu kümmern – Kunden tun ihre Meinung kund und geben im Internet ihre Bewertungen ab, ob Sie das nun wollen oder nicht.

Allerdings ist mit guter mobiler Erreichbarkeit und dem Einsatz von Smartphones und Tablets zumindest ein erster Schritt getan: Dank leistungsstarker Servicepartner und guter Tarifangebote können Sie es sich auch als kleiner Betrieb erlauben, Ihren Mitarbeitern Smartphones zu stellen. Tablets können Sie anstelle von Papier und Klemmbrettern als Arbeitsgerät und zur Dokumentation der geleisteten Arbeit einsetzen.

Verbindet man diese Umstellung gleich auch mit Cloud-Services, gehen keine Informationen auf irgendwelchen losen Blättern mehr verloren. Nachweise über bearbeitete Aufträge, Fotos, Schadensmeldungen und sonstige Notizen können Sie so ganz leicht an alle Beteiligten als digitale Kopie weiterleiten – wie etwa an Kunden, Mieter, Immobilienverwaltungen oder Versicherungen.

 

Handwerk 4.0: So profitieren auch Kleinbetriebe von Automatisierung

Der „Klempner mit Smartphone” kann nur ein Anfang sein. Denn letztlich fordern junge Mitarbeiter durchaus berechtigt ein, dass sie Kenntnisse in modernen Methoden und mit aktuellen Geräten wie 3D-Druckern, Robotern oder smarter Automatisierung erwerben können: Zweifellos geht einer der aktuellen Megatrends in Richtung Individualisierung, gerade im Hinblick auf die Möglichkeiten, die sich durch 3D-Drucker eröffnen. Ob nun Goldschmiede, Orthopäden oder Zahntechniker, individuelle Spezialanfertigungen werden immer günstiger, und daher werden auch die Kunden von Handwerkern zunehmend individuelle Wünsche äußern.

Kleine Handwerksbetriebe stehen hier vor Aufgaben, die nicht allein mit entsprechenden Fortbildungen oder Unterricht in den Berufsschulen zu bewältigen sind. Der Trendforscher Peter Wippermann, den die Veranstalter der IHM 2019 mit der Studie „25 Trends für 2025” beauftragt hatten, schlägt dazu vor, sich genossenschaftlich zusammenzuschließen: Betriebe ähnlicher Ausrichtung könnten nach dem Modell von Co-Working Spaces gemeinsame Maschinenpools anschaffen, so Wippermanns Idee.

Ebenso liegt flexible Arbeit im Trend: Nicht mehr alle jungen Leute wollen in Vollzeit und festangestellt arbeiten. Für kleine Betriebe kann das insofern Vorteile bieten, dass bei fehlender Auslastung keine Lohnkosten anfallen. Zudem können für Spezialaufträge die entsprechenden Spezialisten engagiert werden – projektweise und nur so, wie ihre Kenntnisse benötigt werden. Das kann für beide Seiten gut funktionieren, wenn die Rahmenbedingungen klar definiert werden.

Übrigens steht das Thema Digitalisierung im Mittelstand auch für das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie hoch auf der Prioritätenliste, und es gibt einen eigenen Förderschwerpunkt dazu: Auf der Internetseite Mittelstand-Digital gibt es Tipps und Hinweise zu Fördermöglichkeiten sowie die Gelegenheit, sich in regionalen Kompetenzzentren zu vernetzen.

 

Die Vorteile der Digitalisierung nutzen

Der Einsatz von moderner Technik – ob nun die Automatisierung in den Smart Houses der Zukunft, 3D-Druck in der Produktion von Ersatzteilen oder Spezialanfertigungen in Orthopädie und Zahnmedizin, Lasercutter, Roboter und mehr – wird den Alltag zunehmend auch in kleinen Handwerksbetrieben beeinflussen. Lassen Sie sich von der Entwicklung nicht überrollen, sondern handeln Sie rechtzeitig, um die positiven Effekte der Digitalisierung zu Ihrem Vorteil zu nutzen. Denn mit digitalen Technologien lassen sich

  • Kunden leichter finden und binden,
  • Mitarbeiter einfacher gewinnen, qualifizieren und binden,
  • individuelle Kundenwünsche kostengünstig und flexibel erfüllen,
  • Geschäftsprozesse optimieren und effizienter kontrollieren,
  • innovative Angebote entwickeln, mit denen Sie sich vom Wettbewerb abheben können.

Quelle:

https://www.vodafone.de/business/featured/digitales-business/digitale-kundenbeziehungen/digitalisierung-im-handwerk-herausforderungen-trends/

Papierloses Büro einrichten – So gelingt die digitale Arbeitsplatz-Transformation

Im papierlosen Büro finden sämtliche Geschäftsvorgänge ausschließlich digital statt. Ausdrucke gibt es nicht mehr, Dokumente werden in der Cloud gespeichert und Unterschriften digital geleistet. Gibt es noch Papierdokumente, werden diese eingescannt und die Blätter später vernichtet. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern sorgt – richtig umgesetzt – für deutlich mehr Arbeitseffizienz und weniger Aufwand insgesamt. Doch wie geht das eigentlich?

Jeden Tag wächst die Informationsmenge, die Unternehmen auf Papier bändigen müssen. Fotos, Filme und Musik werden dabei bereits ganz selbstverständlich in digitaler Form verwaltet. Die Zukunftsvision ist jedoch weiterhin das papierlose Büro. Die Vorteile liegen klar auf der Hand – dennoch scheiden sich bei der Frage nach dem „Wie” und „Ob” der vollständigen Digitalisierung nach wie vor die Geister. Der Umstieg von Papier auf digitale Dokumente gilt jedoch als wichtiger Erfolgsfaktor für die digitale Transformation und die Teilnahme am globalisierten Wettbewerb.

Das papierlose Büro umsetzen: Setzen Sie auf klare Vorteilskommunikation

Ein grundlegender Veränderungsprozess wie der hin zum Geschäftsbetrieb ohne jegliche Ausdrucke (außer, dies ist gesetzlich vorgeschrieben oder vom Kunden gewünscht) sowie ohne Notizen in Papierform kann nur funktionieren, wenn sämtliche beteiligten Mitarbeiter von Anfang an abgeholt werden. Die Idee des papierlosen Büros muss dabei natürlich von oberster Ebene her vorgelebt werden. Im Gegensatz zu weit verbreiteten Vorurteilen geht es nicht bloß darum, aus Kostengründen „analoges” Papier abzuschaffen, sondern insbesondere schnelle(re)n und einfache(re)n Zugriff auf Dokumente und Informationen zu gewährleisten. Eine klare Vorteilskommunikation gegenüber Mitarbeitern hilft und sollte folgende Aspekte beinhalten:

  • Arbeitsersparnis: Der Gang zum Drucker und zum Postamt entfallen. Außerdem müssen keine Aktenordner gesucht und danach gewälzt werden, um einen Vorgang zu finden.
  • Effizienzerhöhung: Liegen alle Daten elektronisch vor und können wie bei Microsoft 365 mehrere Personen am selben Dokument arbeiten, sinkt die Bearbeitungsdauer eines Vorgangs erheblich.
  • Umweltschutz: Nicht nur zuvor riesige Papierberge schrumpfen auf ein Minimum zusammen. Auch das Postaufkommen verringert sich und Lagerflächen, die sonst beheizt werden müssten, können bald eingespart werden.

Die digitale Transformation ist also kein Selbstzweck, sondern bietet jede Menge Vorteile – und das muss auch bei den Mitarbeitern ankommen. Zugleich sollen diese durch den Abbau von Zeitdruck entlastet werden, ohne dass ihre Stellen durch Automatisierungsprozesse gefährdet sind.

Die Einführung des papierlosen Büros ist dabei zunächst mit Investitionen verbunden. An erster Stelle stehen moderne Hard- und Software für die Mitarbeiter. Die Maxime hierbei lautet: Keine Notizzettel, keine Stifte, keine Drucker, keine Zettelwirtschaft. In Besprechungen können Mitarbeiter ihre Notizen auf Tablets oder Smartphones machen und die Dokumente digital signieren. Wer E-Mails und andere Informationen druckt, braucht künftig einen guten Grund.

Verwalten Sie digitale Informationen ganz einfach mit SharePoint-ECM

Zentrales Element eines papierlosen Büros ist die Datenverarbeitung und -speicherung auf elektronischem Wege. Im Vorfeld des Digitalisierungsprozesses sollte daher die notwendige Hard- und Softwarelösung identifiziert werden, mit der ein Unternehmen langfristig arbeiten kann. Statt einer eigens erdachten Ablagestruktur von Dokumenten auf hauseigenen Servern erleichtert ein Capture-, Process- und Enterprise Content Management (ECM) als Nachfolger von einfachen Dokumenten Management Systemen (DMS) die Verwaltung von Informationen. Entscheidende Kriterien bei der Wahl der Software sind: hohe Usability, Stichwort- und Volltextsuche, Querverbindungen, Historienfunktionen und grundlegender Texterkennung.

In vielen Editionen von Microsoft 365, wie beispielsweise Enterprise E3, ist Microsoft SharePoint bereits enthalten. Verwalten Sie unterschiedlichste Inhalte an einer zentralen Stelle, bearbeiten Sie Metadaten global und regeln Sie sämtliche Zugriffsberechtigungen von zentraler Stelle aus.

Scannen Sie sämtliche Akten ein und entsorgen Sie alles, was keiner gesetzlichen Vorgabe unterliegt

Die eigentliche Veränderung im Arbeitsalltag umfasst dabei drei wesentliche Schritte: Zuerst müssen aus analogen Drucksachen digitale Dokumente werden. Idealerweise erfolgt dies durch die zentrale Erfassung des Schriftverkehrs durch das ECM, der automatischen Erkennung von Informationen, ihrer Klassifizierung, Suchindizierung, Benennung und Optimierung für verschiedene Endgeräte wie z. B. Desktop-PCs, Smartphones und Tablets.

In einem zweiten Schritt werden digitale Dokumente sinnvoll verwaltet. Daten und Dokumente werden in der Cloud über das ECM gesichert und somit leicht gefunden. Der Zugriff darauf kann sogar von unterwegs aus auf sicherem Wege per VPN erfolgen. Allerdings wird zunächst wohl kaum ein Unternehmen das gänzlich papierlose Büro durchsetzen können. Gewisse Formalitäten im Geschäftsverkehr und „offizielle” Unterlagen wie beispielsweise das Arbeitszeugnis erfordern nach wie vor die Schriftform auf Papier.

Das ECM sollte es Unternehmen jedoch ermöglichen, rechtlich relevante Unterlagen originär und veränderbar zu speichern, eine einwandfreie Anzeige und notfalls den Ausdruck der Informationen zu gewährleisten. Außerdem muss es die sofortige Wiederauffindbarkeit und im Falle eines Wechsels von Software und Hardware die verlustfreie Migration und Langzeitverfügbarkeit sicherstellen.

Vermeiden Sie zukünftig unnötigen Papier-Schriftverkehr

Abschließend können im dritten Schritt alte Unterlagen entweder archiviert oder entsorgt werden. Selbst wenn einige Geschäftspartner auf postalischem Weg Briefe oder Rechnungen schicken, sollten diese gebeten werden, auf digitale Dokumente umzusteigen. Hinsichtlich der Kommunikation mit Banken, Rentenversicherungen und Krankenkassen können Unternehmen diese digitale Form des Schriftverkehrs ausüben, zumal viele dieser Organisationen die Digitalisierung ebenfalls vorantreiben wollen und müssen.

Mit den Möglichkeiten der Digitalisierung kann die Vision vom papierlosen Büro Schritt für Schritt wahr werden. Damit dies am Ende gelingt, sollten Unternehmen unbedingt darauf achten, Rückfälle in alte Abläufe zu vermeiden und ihre Mitarbeiter an die konsequente Umsetzung und ihre persönlichen Vorteile stets zu erinnern. Das reflexartige Ausdrucken übersendeter E-Mails und PDF-Anhänge sollte jedenfalls auf absolut notwendige Vorgänge begrenzt werden.

Ein abschließender Tipp: Entfernen Sie Papier-Mülleimer im Büro. Die Mitarbeiter überlegen sich dann automatisch, ob Sie Dokumente ausdrucken, wenn der Weg zum nächsten Mülleimer zu weit wird. Außerdem haben wir Ihnen an anderer Stelle wertvolle Informationen für einen aufgeräumten Arbeitsplatz auch bei digitaler Aktenhaltung zusammengestellt.

Quelle:

https://www.vodafone.de/business/featured/digitales-business/digitaler-arbeitsplatz/digitale-transformation-wie-fuehre-ich-das-papierlose-buero-ein/

Telefonieren & SMS ins Ausland: Die Auswirkungen des EuGH-Urteils

Im Jahr 2017 haben Urlauber und Reisende aufgeatmet, als ein Urteil des EuGH dazu führte, dass die Roaming-Gebühren für Telefonate und SMS im EU-Ausland begrenzt wurden. Anrufe aus dem jeweiligen Heimatland ins Ausland konnten jedoch weiterhin kostspielig werden. Ein neuer Entscheid des europäischen Gerichtshofs (EuGH) schiebt nun auch diesen Kosten innerhalb der EU einen Riegel vor. Was die Änderungen im Einzelnen bedeuten, und worauf Sie auch weiterhin achten sollten, erfahren Sie hier.

Die Kosten für Telefonate und Kurzmitteilungen während Aufenthalten im EU-Ausland wurden durch ein Urteil des EuGH bereits vor zwei Jahren gedeckelt. Nun gibt es ähnliche Vorgaben auch für SMS und Anrufe ins Ausland, wenn Sie sich in Ihrem Heimatland aufhalten. Fortan sollen Anrufe ins Ausland netto maximal 19 Cent pro Minute kosten, während eine SMS netto mit nicht mehr als 6 Cent zu Buche schlagen darf – jeweils zuzüglich der Umsatzsteuer des Heimatlandes. Was derzeit nur für Privatkunden zur verpflichtenden Regelung wird, setzt Vodafone mit seinen neuen Prime-Tarifen auch für Geschäftskunden um.

Telefonieren ins EU-Ausland: Die neuen Bestimmungen des EuGH

Anrufe vom Handy ins EU-Ausland: Das konnte bisher teuer werden. Die Höhe der fälligen Kosten hing vom Anbieter und dem Tarif des Anrufers ab, ebenso wie von der Tageszeit und dem Land, in das der Anruf ging. Seit dem 15. Mai 2019 ist nun klar, dass die Gebühren für Telefonate ins EU-Ausland günstiger werden. Nach der erwarteten Zustimmung des EU-Rats werden damit die Kosten für Anrufe gedeckelt. Auch SMS ins Ausland werden günstiger.

Davon betroffen sind Mobilfunkverträge in den 28 EU-Mitgliedsländern sowie in den drei Ländern des Europäischen Wirtschaftsraumes (Island, Liechtenstein und Norwegen) – wobei jeweils der nationale Umsatzsteuersatz dazu kommt. Privatkunden in Deutschland zahlen für Anrufe ins EU-Ausland also nur noch maximal 23 Cent pro Minute inklusive der gesetzlichen Umsatzsteuer von 19 Prozent, bei SMS ins Ausland kommen sie damit auf Kosten von maximal 7 Cent.

 

Telefonieren und SMS im EU-Ausland: Roaming-Kosten seit 2017 gedeckelt

Roaming-Kosten waren bis Juni 2017 gewissermaßen ein Damokles-Schwert über den Köpfen von Reisenden: „Roaming”, vom englischen Wort für „herumwandern”, bedeutete im Bezug auf Mobilfunkverträge selten etwas Gutes. Die Handynutzung im Ausland konnte zu unvorhergesehenen Kosten führen.

Im Juni 2017 wurde dann jedoch auf europäischer Ebene de facto die Abschaffung der Roaming-Gebühren beschlossen. In der Umsetzung bedeutete dies einen Maximalwert für Aufschläge auf den jeweiligen Heimattarif. Damit wurde das sogenannte Roam-like-at-home-Prinzip (RLAH) eingeführt, also die Mobilfunknutzung „wie zu Hause”.

Die 2017 eingeführte Deckelung galt – und gilt weiterhin – nur für EU-Länder. Unsere Übersicht zeigt dies schematisch am Beispiel von deutschen Mobilfunkkunden. Seit Mai 2017 (Orange) konnten Sie mit Ihrem Handy beispielsweise bei einem Frankreich-Aufenthalt nach Deutschland oder in ein beliebiges anderes EU-Land telefonieren oder SMS senden. Dabei sind Sie bereits in den Genuß der Kostenbremse gekommen. Ebenso wurde das Datenroaming für den Aufenthalt in einem EU-Land gedeckelt.

Das aktuelle EuGH-Urteil führt dazu, dass eine ähnliche Deckelung nun auch für Anrufe aus dem EU-Heimatland ins EU-Ausland gilt – auf der Karte in Grün zu sehen, wieder am Beispiel deutscher Mobilfunkkunden.

Telefonieren ins und im Ausland: Worauf Sie weiter achten sollten

Die bereits bestehenden Regelungen für Roaming sowie die Folgen des aktuellen EuGH-Urteils sorgen dafür, dass Sie zukünftig noch entspannter mit Ihrem Smartphone telefonieren können. Allerdings gibt es auch weiterhin Dinge, auf die Sie achten sollten, wenn Sie mit Ihrem Handy ins Ausland oder im Ausland telefonieren.

Privat- und Geschäftskunden

Zunächst das Wichtigste für Sie als Geschäftskunde: Die neue Regelung betrifft zwar nur Privatkunden. Allerdings können Sie ab sofort dennoch vom EuGH-Beschluss und den Auswirkungen profitieren und das vollkommen kostenfrei: Mit den neuen Prime-Tarifen. Zudem wurde unser Red Business Prime mit MinutenPaket International 500 von der WirtschaftsWoche mit dem Siegel zum Besten Mobilfunktarif 2019 für Geschäftskunden sowie Geschäftsreisende ausgezeichnet.

EU oder Nicht-EU

Sofern Sie planen, im außereuropäischen Ausland zu telefonieren, sollten Sie sich vor Reisen über die Tarife erkundigen. Vergessen Sie nicht, dass auch die Schweiz kein EU-Land ist; ebenso gehören beispielsweise die britischen Kanalinseln, die Isle of Man und Andorra nicht dazu. Schon in der Nähe der jeweiligen Grenzen kann es sein, dass sich Ihr Smartphone in ein fremdes Netz einbucht, wenn dieses ausreichend stark ist. Das lässt sich unterbinden, indem Sie in den Einstellungen Ihres Smartphones die automatische Netzwahl deaktivieren.

Satellitenverbindungen

Auf dem Wasser gilt dasselbe wie im außereuropäischen Ausland: Wenn Sie beispielsweise mit einer Fähre oder einem Kreuzfahrtschiff unterwegs sind und Anrufe und Datenverbindungen nur über Satellitenverbindungen hergestellt werden können, greifen die EuGH-Beschlüsse nicht. Eine Kostenbremse tritt also nicht in Kraft und das Ergebnis kann für vermeidbare Überraschungen auf der Rechnung sorgen.

Grenzen der neuen Regelung

Die neue Regelung erlaubt es den Mobilfunkanbietern auch in Zukunft, eine sogenannte Fair-use-Policy zu verfolgen. Wer sich dauerhaft – länger als vier Monate – im Ausland aufhält, sollte mit Aufschlägen rechnen. Damit soll verhindert werden, dass sich Kunden günstige Verträge aus dem EU-Ausland mitbringen oder Mobilfunkleistungen im Dauer-Roaming beziehen.

Am besten informieren Sie sich vor Reiseantritt bei Ihrem Mobilfunkanbieter, welche Kosten auf Sie zukommen können. Zudem bekommen Sie üblicherweise eine SMS mit den geltenden Tarifen, sobald sich Ihr Handy nach der Einreise in einem fremden Netz einbucht.

Mit dem Smartphone in der EU: Keine Grenzen

Mit der Regelung für Telefonate von einem EU-Heimatland ins EU-Ausland wächst der europäische Wirtschaftsraum weiter zusammen. Und mit den Vodafone Prime-Tarifen profitieren nicht nur Privat- sondern auch Geschäftskunden umgehend von den neuen Bestimmungen.

  • Mit den neuen Prime-Tarifen können Vodafone-Kunden von der 360° Europa-Flat profitieren: Überall in Europa, Schweiz und Liechtenstein unbegrenzt telefonieren und simsen.
  • Nachdem das Telefonieren im EU-Ausland bereits 2017 reguliert wurde, ist dies ein logischer Schritt hin zu noch mehr Kostentransparenz.
  • Erkundigen Sie sich bei geplanten Reisen über Tarife und spezielle Angebote für das Nicht-EU-Ausland.

Quelle:

https://www.vodafone.de/business/featured/digitales-business/digitaler-arbeitsplatz/telefonieren-sms-ins-ausland-die-auswirkungen-des-eugh-urteils/

Unbegrenztes Datenvolumen: So profitieren Sie unterwegs davon

Wenn unterwegs Ihre Internetverbindung via Smartphone plötzlich langsam wird, könnte Ihr Inklusivvolumen aufgebraucht sein. Damit das nicht mehr passiert, bietet Vodafone dazu passend den Red Business Prime Unlimited-Tarif mit unbegrenztem Datenvolumen an. Wie Sie im geschäftlichen Umfeld davon profitieren können und ob sich diese Option für Sie lohnt, erfahren Sie hier.

Mobil im Internet surfen ohne Volumenbegrenzung: Gerade wenn Sie als Geschäftsreisender viel unterwegs sind, stellt die jederzeitige Verfügbarkeit schneller Internetverbindungen einen wichtigen Aspekt der Arbeit dar. Mit dem neuen Vodafone Smartphone-Tarif laden Sie unbegrenzt Dokumente auf Ihr Smartphone herunter, führen Videokonferenzen mit Ihren Geschäftspartnern und Kollegen und nutzen auf Wunsch auch im Ausland schnelle LTE-Verbindungen mit bis zu 40 Gigabyte an Datenvolumen. Unsere Anwendungsbeispiele verdeutlichen, wann sich ein Tarif ohne Volumenbegrenzung besonders lohnt.

Unbegrenzt surfen: Ideal für Selbstständige und kleine Unternehmen

Unterwegs E-Mails abrufen, in der Unternehmens-Cloud nach Dokumenten suchen oder Videokonferenzen führen: Gerade als Selbstständiger haben Sie keine Zeit, lange auf den Download wichtiger Daten zu warten oder auf Videokonferenzen verzichten zu müssen, weil das Datenvolumen aufgebraucht ist. Mit dem Smartphone-Tarif Vodafone Red Business Prime Unlimited können Sie unterwegs beliebig lange und oft mobiles Internet nutzen, ohne auf eine Volumenbegrenzung achten zu müssen. Auch kleine Unternehmen beispielsweise mit eigenem Fuhrpark profitieren erheblich vom unbeschwerten Umgang mit dem Datenvolumen: Wenn Ihre Handwerker oder Vor-Ort-Dienstleister unterwegs Fragen haben, starten diese einfach eine Videokonferenz oder einen Videoanruf und zeigen Ihnen so live und in Farbe, wo ein mögliches Problem liegt. Außerdem können Ihre Mitarbeiter neben Video-Tutorials in maximal möglicher Auflösung auch zu jeder Zeit auf umfangreiche Anleitungen und Daten vom eventuellen Firmenserver zurückgreifen.

Auch mittelständische Unternehmen profitieren von Datenvolumen ohne Limit

Gerade mittelständische Betriebe, die an verschiedenen Standorten arbeiten oder einen Außendienst haben, profitieren von unbegrenztem Datenvolumen unterwegs. Während sogenannte Allnet-Flatrates für das Telefonieren längst zum Alltag jeder Vertriebsmannschaft gehören dürften, gibt es beim mobilen Internet oft eine Volumenbegrenzung. Wird diese überschritten, können Sie nur noch mit relativ langsamer Geschwindigkeit surfen – oder müssen ein Datenpaket nachbuchen.

Sorgen Sie für volle Kostentransparenz schon im Vorfeld, indem Sie Ihre Außendienstmannschaft mit endlosem Datenvolumen versorgen. Das motiviert nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern spart auch Aufwand, denn Verbindungsabbrüche gegen Monatsende und Rückfragen wegen der Zubuchung von benötigtem Datenvolumen entfallen komplett. Außerdem können Sie die Kosten Ihres Mobilfunkangebots im Unternehmen so besser planen, ohne dass am Ende Überraschungen entstehen.

Mobiles Datenvolumen: So viel benötigen Sie wirklich

Beim Thema Datenvolumen ist stets entscheidend, wie sich Ihr Alltag oder der Ihrer Mitarbeiter gestaltet. Surfen diese nur gelegentlich und rufen kaum E-Mails ab? Dann kommen Sie möglicherweise mit Red Business Prime oder Prime Go aus. Diese beinhalten bereits eine Allnet-Flat für Telefon und SMS sowie die Möglichkeit, das schnelle LTE-Mobilfunknetz mit bis zu 500 Megabit pro Sekunde zu nutzen. Voice-over-LTE und WiFi-Anrufe sind hierbei ebenfalls inklusive.

Doch was ist, wenn Sie immer wieder beim Surfen an die eingebaute Volumenbegrenzung stoßen – oder Sie bestimmte Dienste gar nicht erst nutzen, weil Sie befürchten, bis zum Monatsende nur noch mit langsamer Geschwindigkeit unterwegs zu sein? Dann kann sich unbegrenztes Datenvolumen für Sie lohnen – nicht nur wegen der wegfallenden Beschränkung, sondern auch, weil Sie nur so wirklich sorglos im mobilen Internet unterwegs sind und sich Ihnen unterwegs völlig neue Anwendungsfelder eröffnen.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen exemplarisch, wie viel Datenvolumen Sie beim mobilen Surfen ungefähr verbrauchen:

  • Videoanruf zu einem Geschäftspartner: Etwa fünf Megabyte pro Minute (beispielsweise in WhatsApp)
  • Ein YouTube-Video mit 1080p-Auflösung (Full HD) mobil ansehen: etwa 30 Megabyte pro Minute
  • Eine PDF-Anleitung mit circa 20 Seiten herunterladen: etwa ein bis zehn Megabyte
  • E-Mails mit großen Dateianhängen: bis zu zehn Megabyte oder mehr pro angehängter Datei
  • Navigation beispielsweise mit Google Maps: etwa drei Megabyte pro Minute
  • Cloud-Dienste wie Google Fotos nutzen: bis zu 100 Kilobyte für jedes Vorschaubild und bis zu zehn Megabyte für jedes Bild in voller Auflösung.
  • Kontinuierlicher Abgleich mit Daten Ihres Firmenservers: kaum abschätzbar – zwischen etwa 0,5 und zehn Megabyte pro Minute

Wie viel Datenvolumen Sie bis zum Monatsende tatsächlich benötigen, lässt sich somit nur schwer vorhersagen. Videos in geringer Qualität (480p) verbrauchen beispielsweise etwa siebenmal weniger Datenvolumen als ein vergleichbares Video in voller Auflösung (1080p).

Einsatz im Ausland? Mit Red Business Prime Unlimited kein Problem

Kommt es vor, dass Ihre Mitarbeiter im Ausland unterwegs sind? Oder möchten Sie ihnen zu Motivationszwecken auch im Urlaub beinahe unbegrenztes Datenvolumen ermöglichen? Dann ist der Vodafone-Tarif Red Business Prime Unlimited eine gute Wahl. Mit enthalten sind die 360° Europa-Flat: eine Telefon- und SMS-Flatrate und 40 Gigabyte Datenvolumen innerhalb der gesamten EU einschließlich der Schweiz. Und sollten Sie zusätzliches Datenvolumen im Ausland benötigen, können Sie dieses bei Vodafone einfach nachkaufen.

Doch auch die Kommunikation mit ausländischen Geschäftspartnern gestaltet sich problemlos: Die 360° Europa-Flat umfasst eine Telefon- und SMS-Flatrate für Verbindungen ins EU-Ausland und im EU-Ausland sowohl für den Mobilfunk als auch für Festnetzanschlüsse.

Ein weiterer Vorteil der genannten Business-Tarife ist, dass Sie sogar einen persönlichen (telefonischen) Ansprechpartner für sämtliche Service-Anliegen bekommen. So entfallen mögliche Wartezeiten durch Hotline-Anfragen. Schließlich ist Zeit im Unternehmen Geld.

Das Wichtigste zum Surfen ohne Limit in Kürze

  • Der Vodafone-Tarif Red Business Prime Unlimited bietet Ihnen unbegrenztes mobiles Datenvolumen in ganz Deutschland.
  • In den Red Business Prime-Tarifen ist eine Allnet- und SMS-Flat auch innerhalb der EU-Länder enthalten.
  • Im Ausland surfen Sie in voller LTE-Geschwindigkeit und bekommen 40 Gigabyte (Red Business Prime Unlimited) zur Verfügung gestellt.
  • Begeistern Sie Ihre Außendienst-Mannschaft mit unseren Rundum-Sorglos-Tarifen und sorgen Sie für volle Kostenkontrolle im besten Netz von Vodafone.
  • Weitere Informationen, auch zu den genauen Tarifbedingungen für die neuen Vodafone-Tarife, finden Sie auf unserer entsprechenden Produktseite.

Quelle:

https://www.vodafone.de/business/featured/digitales-business/digitaler-arbeitsplatz/unbegrenztes-datenvolumen-so-profitieren-sie-unterwegs-davon/

Smartphone-Sicherheit: Wie Sie Ihre Geräte wirkungsvoll schützen

Ist Ihr Smartphone oder Tablet ausreichend gesichert? Der Digitalverband Bitkom rechnet mit jährlichen Schäden durch Cyberkriminalität, auch und insbesondere bei Mobilgeräten, in Milliardenhöhe. Wie können Unternehmer Ihre Mitarbeiter und sich selbst vor solchen Risiken schützen, ohne beim Nutzwert der Geräte Abstriche machen zu müssen?

Laut Bitkom sind in den vergangenen zwei Jahren 68 Prozent der befragten Unternehmen Opfer von Wirtschaftsspionage, Sabotage und Datendiebstahl geworden. Im Visier von Hackern und Saboteuren stehen dabei nicht nur die Endgeräte selbst (32 Prozent), sondern auch darauf enthaltene Daten oder sensible Dokumente (23 beziehungsweise 21 Prozent).

Dabei geht es auch, aber nicht nur um den technischen Geräteschutz: Gerade einmal 66 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, spezielle Regelungen für die Mitnahme von ITK-Equipment auf Geschäftsreisen zu haben. Eine „Clean-Desk-Policy”, bei der Smartphones und andere sensible Geräte nicht offen herumliegen sollen, haben nur 50 Prozent im Einsatz – dabei kommt so mancher „Angriff” gar nicht zwingend von außen, sondern kann auch von intern erfolgen.

Smartphone- und Tablet-Sicherheit dank Mobile Device Management

Trotz alarmierender Zahlen wollen die meisten Unternehmen natürlich nicht auf die Vorteile verzichten, die sich auf der Nutzung von Tablets und Smartphones ergeben. Sie erlauben flexibleres Arbeiten, bieten den Mitarbeitern Zugriff auf Unternehmensdaten auch unterwegs und richten flexible Home-Office-Lösungen mit privaten Geräten ein.

Bietet ein mobiles Gerät jedoch Zugang zu den Firmen-E-Mails oder zu Anwendungen und Datenarchiven, können die Endgeräte das Einfallstor für Datenspione und Saboteure sein. Besonders gefährdet sind Betriebsgeheimnisse, Kalkulationen, Prototypen, persönliche Daten und andere vertrauliche Informationen des eigenen Unternehmens oder Kunden. Wie sollen Unternehmen also auf diese Bedrohungslage reagieren? Wie lässt sich Mobile Security auf Endgeräten signifikant erhöhen?

Das Stichwort hier heißt „Mobile Device Management (MDM)”. Dabei müssen sowohl die unternehmenseigenen Datenserver als auch die Geräte über einheitliche Sicherheitsstandards verfügen. Außerdem kann es sinnvoll sein, die Installation privater Apps auf Dienstgeräten zu verbieten und nur DSGVO-konforme Messenger wie beispielsweise Teamwire einzusetzen. Unter dem Namen Enterprise Mobility Management hat Vodafone hier eine eigene Lösung für Geschäftskunden im Programm.

Egal, ob Android oder iOS: Apps sind die größte Schwachstelle

Um eine sinnvolle Strategie zu entwickeln, lohnt sich ein genauerer Blick auf die Schwachstellen und Angriffsszenarien: Das Marktforschungsinstitut Gartner identifiziert als größte Schwachstelle auf mobilen Endgeräten vor allem Apps: Über 75 Prozent der untersuchten Anwendungen erfüllen laut Gartner nicht einmal rudimentäre Sicherheitsanforderungen.

Hinzu kommen Sicherheitslücken in den mobilen Betriebssystemen, die von einer wachsenden Zahl von Malware-Angriffen ausgenutzt werden. Auch wenn das Android-Betriebssystem mit rund 4,5 Millionen Malware-Funden einen traurigen Rekord hält, steigen die Zahlen auch auf dem als sicherer geltenden iOS an. Diese Lücken können Schadsoftware wiederum Zugang zu Daten und Verbindungen ermöglichen, die eigentlich vor unbefugtem Zugriff abgeschirmt sein sollten.

Mobile Device Security – Die wichtigsten Maßnahmen im Überblick

Der wirksame Schutz mobiler Endgeräte basiert idealerweise auf dem Zusammenspiel mehrerer Maßnahmen. Diese sind unter anderem:

Sicherheitsfaktor #1: Eine sinnvolle und sichere Geräteinstallation

  • Aktualität: Die Betriebssysteme und Apps der eingesetzten mobilen Geräte müssen immer aktuell gehalten werden, um bekannte Sicherheitslücken schnellstmöglich zu schließen.
  • Minimalismus: Installieren Sie nur diejenigen Apps, die für Ihr Vorhaben zwingend erforderlich sind. Erteilen Sie diesen Apps nur die unbedingt notwendigen Berechtigungen.
  • Vertrauenswürdigkeit: Sorgen Sie dafür, dass keine Apps aus unbekannten Quellen installiert werden (kein „Sideloading). „Gehackte” Telefone mit „root”-Zugriff haben im Unternehmen nichts verloren.
  • Malware-Schutz installieren: Ein – idealerweise netzbasierter – Schutz gegen Malware sollte bekannte digitale Angreifer daran hindern, überhaupt erst auf Ihre Geräte zuzugreifen.
  • Datenverschlüsselung: Besonders kritische Daten sollten Sie idealerweise in einem Daten-Safe ablegen, dessen zusätzliches Passwort oder Entsperrcode nur Sie kennen.
  • Verwenden Sie Policies: Auf Mobilgeräten, die Zugriff auf kritische Firmendaten haben, müssen strenge Regeln gelten, welche Apps genutzt werden dürfen. Diese „Policies“ sollten technisch durchsetzt und überwacht werden. Mobile Device Manager wie das Vodafone Enterprise Mobility Management helfen dabei.
  • Sperrcodes und Passwörter: Auf jedem Gerät sollte mindestens eine PIN-Sperre, eine Fingerabdruckabfrage oder eine Mustersperre aktiv sein. Diese sollte sich automatisch nach einer gewissen Zeit der Inaktivität einschalten.

  • Sicherheitsfaktor #2: Wirksamer Daten- und Geräteschutz im Alltag

    • Verbindungen nur bei Bedarf: Aktivieren Sie WLAN, Bluetooth, NFC und andere Schnittstellen nur, wenn dies zwingend erforderlich ist und schalten Sie sie bei Nichtbenutzung wieder ab.
    • Vorsicht bei öffentlichen Hotspots: Öffentliche WLAN-Hotspots mögen praktisch sein – Ihre Daten werden jedoch im Zweifel unverschlüsselt übertragen. Passwörter und Daten können so in fremde Hände geraten. Mit einem ausreichend dimensionierten Mobilfunktarif und Vodafone Secure Net begegnen Sie diesem Problem wirkungsvoll.
    • Aufsicht halten: Lassen Sie Ihr Smartphone auch mit eingeschalteten Sicherheitsmechanismen niemals unbeaufsichtigt. Nach einem möglichen Diebstahl hat der Angreifer alle Zeit der Welt, um an Ihre Daten zu gelangen.
    • Skepsis bei unbekannten Rufnummern: Sollten Sie Anrufe von Rufnummern erhalten, die Sie nicht kennen, oder im Display gar „Anonym” oder „Unbekannte Nummer” stehen, seien Sie besonders vorsichtig. Es könnte sich um Werbeanrufe, Spam oder kostenpflichtige Rückrufnummern handeln.
    • Daten löschen: Wann immer Sie bestimmte Apps, Daten oder andere Informationen unterwegs nicht mehr benötigen, sollten Sie diese vom Gerät löschen. Das gilt insbesondere, wenn ein Verkauf des Geräts ansteht. Eine eventuell vorhandene SD-Karte sollten Sie nicht nur formatieren, sondern vor der Weitergabe auch mehrfach überschreiben.
    • Führen Sie Schulungen durch: Die Mitarbeiter sollten für die Risiken sensibilisiert werden. Sinnvoll ist es, wenn sie private Nutzung von Apps und Anwendungen auf private Endgeräte beschränken. Wo BYOD unverzichtbar ist, sollte der Zugriff auf Firmendaten und –Dienste auf speziell gesicherte Apps und Systemumgebungen beschränkt werden.

     

    Nähere Informationen zum Thema Geräteschutz und -sicherheit nicht nur für Unternehmen finden Sie beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik. Und sollte ein Diensthandy doch einmal verloren gehen oder gestohlen werden, finden Sie an anderer Stelle in diesem Blog weitere, wertvolle Hinweise.

Quelle:

https://www.vodafone.de/business/featured/digitales-business/digitale-geschaeftsprozesse/mobile-security/

Zoom: So funktioniert die Videokonferenz-Alternative

Mit Zoom bietet das US-amerikanische Unternehmen Zoom Video Communications, Inc. eine Videokonferenz-Lösung, die zumindest teilweise und für eine gewisse Meeting-Dauer kostenlos nutzbar ist. In Zeiten von Homeoffice, Flex Work und mobilen Arbeitsmodellen ist die Nachfrage nach Online-Meeting-Lösungen so groß wie nie zuvor. Was bietet Zoom Cloud Meetings und wie können Sie eigene Zoom-Meetings veranstalten?

Mit Zoom ist der Markt für Videokonferenz-Software bereits seit 2011 um einen Vertreter reicher. Doch erst in Zeiten von Home-Office und Co. und vor dem Hintergrund der aktuellen Situation hat Zoom eine Art Durchbruch geschafft. Nach Unternehmensangaben erzielte die Zoom-Homepage im Juni 2022 die beeindruckende Zahl von 1,2 Milliarden Seitenaufrufen. Außerdem nutzen aktuell mehr als 500.000 Unternehmen und Organisationen das Zoom-System. Doch wie schneidet der Freemium-Anbieter aus den USA gegenüber seinen Konkurrenten Microsoft Teams, Skype for Business und Google Meet ab? Wir haben uns das System einmal näher angeschaut.

 

Freemium ist nicht kostenlos: So können Sie Zoom gratis nutzen

Videokonferenzen sind durchaus bandbreitenintensiv und auch Zoom möchte Geld verdienen. Unter anderem aus diesem Grund hat die kostenlose Zoom-Basic-Variante einige Einschränkungen, die Sie nur durch den Abschluss eines Abo-Modells beseitigen können:

  • Die Anzahl der Teilnehmer:innen ist in der Gratis-Version auf 100 Personen und einen Organisator begrenzt.
  • Die Länge einer Konferenz ist seit 15. Juli 2022 auf 40 Minuten begrenzt, egal wie viele Teilnehmende es gibt (also auch bei 1:1-Unterhaltungen).
  • Die angebotenen Einwahlnummern für die Teilnahme per Telefon sind in Deutschland kostenpflichtig.

Eine andere Möglichkeit, kostenpflichtige Zoom-Funktionen ohne eigene Bezahlung zu nutzen ist natürlich, an einem Meeting eines Organisierenden mit Premium-Lizenz teilzunehmen. Wenn diese Einschränkungen für Sie kein Problem sind, können Sie Zoom ohne Weiteres kostenlos für Ihre Zwecke nutzen.

 

So nutzen Sie Zoom, nehmen an einer Konferenz teil oder starten diese

Wenn Sie Zoom nutzen möchten, brauchen Sie wie bei anderen Genre-Vertretern auch zunächst einen Computer mit Mikrofon und Webcam oder ein aktuelles Smartphone. Mit der entsprechenden Hardware ausgestattet geht es frisch ans Werk für Ihre erste Zoom-Konferenz.

Besuchen Sie zunächst die Zoom-Website. Klicken Sie dort auf „Kostenlose Registrierung”. Dort werden Sie nach Ihrem Geburtsdatum und Ihrer Mail-Adresse gefragt. Alternativ können Sie sich auch mit einem Google-Konto oder Facebook-Account anmelden oder ein vorhandenes Login nutzen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, via SSO (Single Sign-On, also die Einmalanmeldung für Ihren geschützten Bereich) auf eine eventuell bereits vorhandene Zoom-Unternehmenslizenz zuzugreifen.

Nachdem Sie bei der Variante „E-Mail” auf den Bestätigungs-Link geklickt haben, geht es an die Installation des passenden Desktop-Clients. Dieses wird zunächst auf Ihren Mac oder Windows-Rechner heruntergeladen und anschließend installiert. Nach Abschluss der Installation sind Sie beinahe schon bereit für Ihre erste Videokonferenz. Geben Sie noch einige Daten über sich selbst an und laden Sie optional Kolleg:innen via E-Mail ein. Starten Sie anschließend die Konferenz mit oder ohne Video-Unterstützung.

Um ein Zoom-Meeting via Smartphone zu starten oder einem beizutreten, brauchen Sie die entsprechende ZOOM Cloud Meetings-App für Android oder iOS. Vor dem Beginn müssen Sie diese also herunterladen und installieren. Nach dem Start der App wählen Sie aus drei Möglichkeiten: Treten Sie einem Meeting bei, indem Sie dessen Meeting-ID eingeben. Alternativ können Sie sich über die App auch zunächst registrieren oder sich als Meeting-Moderator:in anmelden.

Übrigens: Sie können Zoom auch unter Linux nutzen. Wie das funktioniert, erfahren Sie auf der entsprechenden Zoom-Supportseite.

So nehmen Sie an einer bestehenden Zoom-Konferenz teil

Für die bloße Teilnahme an einem Zoom-Meeting ist keine Registrierung notwendig. Vermutlich haben Sie vom/von der Organisator:in der Konferenz einen Einladungs-Link erhalten. Klicken Sie diesen an und schon nehmen Sie – nach Eingabe Ihres Namens und Festlegen der Berechtigungen – an einem vorhandenen Zoom-Meeting teil. Eventuell müssen Sie hierzu wie oben beschrieben noch den Client für Windows oder Mac beziehungsweise die Zoom-App für Ihr Smartphone herunterladen.

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Felix Ohswald ist Mitgründer der Lernplattform GoStudent. In mehr als 20 Ländern finden Schüler:innen hier Nachhilfe durch sogenannte Tutor:innen. Die Nachhilfestunden erfolgen im Internet per Live-Chat.

In dieser Ausgabe des Podcasts „Digitale Vorreiter:innen“ berichtet Felix Ohswald, auf was er bei Neuanstellungen und eigenen Investitionen achtet. Außerdem gibt er Christoph Burseg Antworten zu folgenden Fragen: Über welche Marketingkanäle erreicht sein Unternehmen Schüler:innen und Eltern? Welche Rolle spielt Künstliche Intelligenz im Bildungsbereich und warum benötigt Felix Ohswald nach eigener Aussage selbst Nachhilfe? Antworten auf diese und weitere Fragen erhalten Sie in dieser Podcast-Ausgabe.

So blenden Sie Ihren Hintergrund während einer Zoom-Konferenz aus oder ersetzen ihn

Eine beliebte Funktion bei Videokonferenz-Tools ist die KI-gestützte, Ersetzen des aktuellen Hintergrunds. Ob Sie nun gerade im Homeoffice sitzen und Ihre Kücheneinrichtung ungern präsentieren oder unterwegs keine fremden Menschen im Hintergrund zu sehen sein sollen: Ein virtueller Hintergrund hilft. Und so gehen Sie vor:

  • Sorgen Sie insgesamt dafür, dass Ihr Raum oder der Bereich, in dem Sie sich aufhalten, gleichmäßig ausgeleuchtet ist.
  • Im Idealfall besorgen Sie sich einen sogenannten Greenscreen, den Sie hinter Ihrem Bürostuhl aufstellen.
  • Laden sie ein beliebiges Hintergrundbild herunter, das der Auflösung Ihrer Kamera entspricht (bei Full HD (1080p) wären dies 1920×1080 Bildpunkte).
  • Klicken Sie, solange kein Meeting läuft, in der Zoom-App auf das Zahnradsymbol („Einstellungen”) und wählen Sie „Hintergrund | Virtueller Hintergrund” aus.
  • Wählen Sie eine der Vorlagen oder laden Sie Ihren gewünschten Hintergrund über das „+”-Symbol hoch.
  • Sollte Ihr Meeting bereits begonnen haben, können Sie Ihren Hintergrund über „Video beenden” (den Pfeil rechts daneben anklicken) und „Wählen Sie virtuellen Hintergrund” anpassen.

Sollten Sie nun eventuelle Artefakte in Ihrem Bild bemerken (kleine Bildstörungen, die insbesondere dann auftreten, wenn Sie sich bewegen), reicht möglicherweise die Rechenleistung Ihres Computers nicht aus. Außerdem benötigen Sie für diese Art von Funktionen mindestens Windows 10 mit einem Core i5-Prozessor oder neuer beziehungsweise einen Mac mit macOS 10.13 oder neuer.

Mit den Zoom-Videofiltern können Sie während einer Konferenz Ihrem Bild außerdem mehr oder weniger passende Zusatzelemente hinzufügen.

Diese Vorteile bietet Zoom

Ein großer Vorteil bei Zoom: Sie können das System nutzen, indem Sie lediglich Ihr Geburtsdatum, Ihre Mailadresse und Ihren Namen eingeben. Als sogenanntes Freemium-Tool, bei dem nur bestimmte Funktionen kostenpflichtig sind, können Sie auf diese Weise zügig loslegen, ohne sich erst umfangreich zu registrieren und Daten preiszugeben. Während einer Zoom-Konferenz haben Sie vielfältige Möglichkeiten, Informationen mit anderen zu teilen. Neben der normalen Unterhaltung mit und ohne Kamera-Unterstützung bietet Zoom – je nach zugrundeliegendem Abrechnungsmodell – unter anderem diese Features:

  • Betreiben Sie hochauflösende Videokonferenzen in HD-Qualität (auch, was die Audiofunktionen angeht).
  • Nutzen Sie die Aufzeichnungsfunktion, um später wichtige Punkte nochmal aufzurufen oder nutzen Sie die KI-gestützte Transkriptfunktion für Wortbeiträge.
  • Geben Sie die Kontrolle über Maus und Tastatur an andere Teilnehmer:innen ab: So kann jeder aktiv zum Gelingen der Konferenz beitragen.
  • Laden Sie Teilnehmer:innen einfach mit einer E-Mail ein und integrieren Sie das System mit Outlook, Google Mail oder iCal.
  • Durch Verschlüsselung, Passwortschutz und virtuelle Warteräume werden sichere Meetings gewährleistet.
  • Die Teilnahme an Zoom-Meetings ist sowohl über den Webbrowser als auch mit einem VoIP-Telefon in derzeit 55 Ländern möglich.
  • Gerade für Vereine und Interessengruppen ist die Teilnahme an kurzen Absprache-Meetings problemlos möglich.
  • Teilen Sie Dateien und textbasierte Infos während der Konferenz mit Hilfe der integrierten Chatfunktion.
  • Nutzen Sie Erinnerungs- und Kalenderfunktionen mit Add-Ins und Plugins für Microsoft 365, Outlook, Gmail, Firefox, Chrome oder Safari.
  • Nutzen Sie virtuelle Hintergründe, um Ihren derzeitigen Konferenzhintergrund auszublenden und sogar zu ersetzen.

In den verschiedenen Premium-Modellen (mehr dazu weiter unten) bietet Zoom noch weitere optionale Features wie beispielsweise eine Web-Seminar-Funktion, deutlich mehr Teilnehmer:innen und eigene Meeting-IDs. Zudem ist die Dauer der Konferenz in der Premium-Version nicht begrenzt. In Zoom Rooms, der Lösung für feste Besprechungsräume, ist sogar ein digitales Whiteboard verfügbar. Mit seiner Hilfe können Sie Ideen der Teilnehmer:innen oder Ihre eigenen Punkte während der Konferenz grafisch visualisieren.

 

Pro, Business/Enterprise oder Education: Diese Premium-Funktionalitäten und Services bietet Zoom

Je nach gebuchtem Paket erhalten Sie bei Zoom Zugriff auf verschiedene Software-Zusatzlösungen und Zoom-Varianten für besondere Anforderungen:

Zoom Phone: Mit Zoom Phone erhalten Sie Pakete für gebührenfreie oder gebührenpflichtige Einwahlnummern.

Zoom Webinare: Der Zoom-Videowebinare-Bereich wiederum lässt Sie „echte” Web-Seminare durchführen, einschließlich Umfragefunktion, Whiteboard, Erinnerungs-Emails, PayPal-Support und Dolmetscherfunktion.

Zoom Conference Room Connector: Mit dem Zoom Conference Room Connector (CRC) können Sie vorhandene Besprechungsräume aufrüsten oder virtuelle Zoom-Räume einrichten, die jederzeit durch Anklicken zur Verfügung stehen.

Zoom Event Conference: Diese Funktion soll es Gastgeber:innen von Zoom-Meetings erlauben, mehrtägige Events zu organisieren. Konferenzteilnehmer:innen sollen in einer Art eigener Lobby auch außerhalb der offiziellen Meetings miteinander ins Gespräch kommen. Sponsor:innen eines Events sollen Werbebotschaften platzieren oder mit den Teilnehmer:innen in Kontakt treten können.

Zoom Education: Mit dem Education-Angebot von Zoom, das sich speziell an Schulen und Universitäten richtet, lassen sich zu einem günstigen Preis viele tausend Zuschauende und eine Vielzahl interaktiver Teilnehmender in einer einzigen Konferenz unterbringen. Dazu gibt es die Möglichkeit, Frage- und Antwortrunden abzuhalten, Umfragen durchzuführen und im Nachhinein einen Bericht abzurufen.

Zoom Whiteboard: Seit Anfang 2022 gibt es zudem die Funktion „Zoom Whiteboard”. Hier können mehrere Teilnehmer:innen gleichzeitig gemeinsam an einer Planungstafel in Echtzeit beispielsweise an neuen Konzepten arbeiten. Das Zoom Whiteboard ist außerdem mit Touch-Geräten wie DTEN D7 oder dem Neat Board nutzbar.

Verschlüsselung im Zoom Phone: Standardmäßig unterstützt Zoom Phone als Softphone-Lösung die AES-128-Bit-Verschlüsselung. Optional ist auch die Verschlüsselung mit 256 Bit möglich (TLS 1.2, ab Version 5.0.0)

Vergleichen lohnt sich: Unser Fazit zu Zoom

Möchten Sie schnell und unkompliziert ein kurzes Meeting abhalten, dann ist Zoom bereits in der kostenlosen Variante ein tolles Angebot. Insbesondere Vereine und Privatpersonen können sich in der Basic-Version über HD-Video und eine Menge Funktionen freuen, die ein aktuelles Videokonferenz-System bieten sollte. Allerdings sind die Möglichkeiten für den professionellen Einsatz fast ausschließlich der Premium-Variante vorbehalten. Insbesondere die Längenbegrenzung, die Mitte 2022 auch für Einzelunterhaltungen wieder eingeführt wurde, dürfte viele Kund:innen zum Wechsel in ein kostenpflichtiges Modell bewegen – oder zum Blick auf eines der Alternativangebote.

Immerhin: Beim Thema technische Umsetzung ist Google Meet allerdings mindestens ebenso gut aufgestellt wie die Videokonferenz-Lösung von Zoom – und im Microsoft-365-Paket ist Microsoft Teams mit Skype for Business bereits integriert. Es lohnt sich also, auf Ihren tatsächlichen Bedarf im geschäftlichen Alltag zu schauen. Jeder Anbieter setzt hier eigene Schwerpunkte, doch für eine umfassende Business-Integration mit vorhandenen Windows-/Microsoft-Umgebungen bietet Microsoft 365 mit Teams derzeit wohl das beste Angebot.

Für das private Umfeld hingegen bieten sich auch die gängigen Messenger-Dienste wie WhatsApp, Skype für Endkunden und Google Hangouts an. Welche Tools Sie nutzen können, wenn Sie einfach nur privat mit der Familie in Kontakt bleiben wollen, haben wir für Sie in unserem featured-Magazin für Consumer zusammengetragen.

Übrigens: Während der Corona-Pandemie ist flexibles Arbeiten von unterwegs oder zuhause besonders gefragt. Mit unserer virtuellen Telefonanlage One Net Enterprise machen Sie Ihr Business ortsunabhängig: Wir bringen Ihre Telefonie in die Cloud. Damit Sie und Ihre Mitarbeiter:innen in Zukunft noch flexibler von überall arbeiten können – mit einer Nummer für alle erreichbar, egal wo Sie sind.

Was hinter dem Begriff Unified Communications steckt, wie smarte Business-Kommunikation Ihre Position im Wettbewerb stärkt und auf was es im digitalen Geschäftsbetrieb sonst noch ankommt, erfahren Sie in unserem kostenlosen PDF-Whitepaper zum Thema UCC.

Quelle:

https://www.vodafone.de/business/featured/digitales-business/digitaler-arbeitsplatz/zoom-so-funktioniert-die-videokonferenz-alternative/

 

Microsoft Teams: Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Die Digitalisierung ermöglicht nicht nur vollkommen neue Geschäftsmodelle. Sie revolutioniert zwangsläufig auch die Art, wie Mitarbeiter:innen untereinander kommunizieren und kooperieren. Mit Microsoft Teams bleiben Sie auch hier am Ball – und können schon in der Gratis-Version wichtige Profi-Funktionen nutzen.

Immer neue Technologien und Herausforderungen in der Arbeitswelt verlangen nach neuen Konzepten. Das gilt in besonderem Maße für die Zusammenarbeit einzelner Mitarbeiter:innen oder ganzer Gruppen. Der flexible, jederzeitige Austausch von Daten und Informationen ist für den unternehmerischen Erfolg heute wichtiger denn je. Microsoft Teams trägt dem Rechnung. Es ist sozusagen das verbindende Element innerhalb der Microsoft 365-Welt sowie (über die „Connectors”-Funktion) sogar nach außen hin zu YouTube, DropBox und Co. Wie Teams funktioniert, welche Funktionen das System bietet und welche Vorteile es hat, erfahren Sie hier.

 

So funktioniert Microsoft Teams

Chatten, Team-Funktionen nutzen, einen Kalender verwalten, Videokonferenzen abhalten und zusätzliche Apps installieren: Die Möglichkeiten von Teams sind verglichen mit Alternativangeboten wie der Google Suite oder Standalone-Lösungen wie Zoom auch dank der Integration mit der M365-Suite geradezu riesig. Dabei ist Teams für kleinere Unternehmen sogar kostenlos nutzbar. Hier erhalten Sie unter anderem die Möglichkeit,

  • unbegrenzt Gruppenbesprechungen mit einer Dauer von bis zu 60 Minuten abzuhalten,
  • hierbei bis zu 100 Teilnehmende einzubeziehen,
  • pro Nutzer:in 100 Gigabyte an Cloud-Speicher zu nutzen,
  • in Teams unbegrenzt mit Kolleg:innen und Kund:innen zu chatten und
  • die Teams-Dateifreigabe, Aufgabenliste und Live-Abstimmungen zu nutzen.

Bei den kostenpflichtigen Versionen von Microsoft Teams können bis zu 10.000 Teilnehmer:innen gleichzeitig an Live-Ereignissen und bis zu 1.000 Nutzer:innen an einer einzigen Teams-Besprechung teilnehmen – was selbst für große Organisationen mehr als ausreichend sein dürfte. Des weiteren haben Sie Zugriff auf Profifunktionen wie Hintergrund-Weichzeichner (siehe unten), Gastzugriff, Bildschirmfreigabe, gemeinsame Dokumenterstellung und sogar die Möglichkeit, in der Web-Version von Microsoft 365 gemeinsam an Word-, Excel- oder PowerPoint- und OneNote-Dateien zu arbeiten. Die Anwendung erinnert im Wesentlichen an die Skype for Business-Technologie in Verbindung mit Azure Active Directory-Konten (Azure AD). Zudem punktet Microsoft Teams hinsichtlich der Abschirmung sensibler Informationen. Als Element von Microsoft 365 bringt es bewährte Vorkehrungen für Datenschutz und Datensicherheit mit.

So melden Sie sich für die kostenlose Version von Teams an

Wenn Sie Microsoft Teams nicht ohnehin als Bestandteil eines Microsoft 365-Abonnements nutzen, können Sie sich mit Ihrer vorhandenen Microsoft-Adresse für eine kostenlose Teams-Lizenz anmelden. Alles, was Sie dafür tun müssen ist, sich auf der Teams-Anmeldeseite zu registrieren und anzugeben, ob Sie Teams für Bildungszwecke (Schulen oder Hochschulen), für den Kontakt zu Freunden und Familie oder beruflich nutzen wollen.  Je nach gewählter Option geht es nun weiter:

  • Teams für Bildungseinrichtungen: Registrieren Sie sich und Ihr Institut auf der Microsoft 365 Education-Seite, um Teams kostenlos für Schulen, Hochschulen oder andere Bildungseinrichtungen zu erhalten.
  • Teams für Freunde und Familie: Nutzen Sie die Teams-App für Android oder iOS, um mit Freunden und Familie in Kontakt zu bleiben. Für Desktop-Calls empfiehlt Microsoft im privaten Umfeld hingegen Skype für Endkunden.
  • Teams für Arbeitsumgebungen und Organisationen: Sofern Ihre Mailadresse noch nicht bei Microsoft registriert ist, werden Sie nun durch die Anmeldeschritte geführt. Der Microsoft-Vertrieb selbst oder ein Partnerunternehmen helfen Ihnen, sich entsprechend für Teams anzumelden.

 

Diese Funktionen bietet Teams und das steckt dahinter

Konferenzen sind für die Entwicklung neuer Prozesse, Produkte und Dienstleistungen enorm wichtig. Doch müssen Arbeitsgruppen bei Meetings oder Brainstormings unbedingt vor Ort an einem Tisch sitzen? Nein. Mit Microsoft Teams geht das nämlich auch standortunabhängig. Chat-basiert bringt das System alle Beteiligten ähnlich wie bei der bekannten Meeting-Plattform Zoom in einem virtuellen Raum zusammen. Kein:e Teilnehmer:in muss dafür den Arbeitsplatz verlassen – egal, wo auf der Welt er oder sie sich gerade befindet. Die Cloud-Funktionalität von Microsoft 365 im Allgemeinen und von Microsoft Teams im Besonderen (als Bestandteil entsprechender Microsoft 365-Abonnements von Vodafone) macht es möglich. Das spart wertvolle Zeit und teils erhebliche Reisekosten – nicht nur während der aktuellen Pandemie.

Für die Microsoft-Entwickler:innen bestehen Teams nicht nur aus Menschen und deren Interaktion. Sie verstehen darunter ebenso Inhalte und sinnvolle Tools für unterschiedliche Projekte und Aufgaben innerhalb eines Betriebs. Das zeigt, dass die Anwendung auch zentrale Drehscheibe für Daten unterschiedlichster Art ist. Zum Beispiel lassen sich mit Microsoft Teams Dokumente, Grafiken, Bilder, Tabellen, Videos oder Audio Files in den Chat-Channels teilen. Bei Microsoft Teams heißen diese Arbeitsbereiche „Kanäle” und darin enthalten spezielle „Registerkarten” mit zugehörigen Inhalten.

Aber natürlich ist Microsoft Teams kein Solist in der Microsoft 365-Suite. Im Gegenteil. Die Anwendung ist tief in die Software-Sammlung integriert. Zu ihren Mitspielern gehören unter anderem SharePoint Online, Exchange Online, OneNote sowie Word, Excel und PowerPoint. Der gemeinsame Austausch läuft dabei schnell und sicher über die Cloud.

Das Teams-System, das nach und nach Skype for Business ersetzt, wird fortlaufend erweitert und ausgebaut. Gerade für Unternehmen sind die Möglichkeit, mit sehr vielen Teilnehmenden gleichzeitig kommunzieren zu können und ein fortlaufender Support durch neue Features und Updates ein wichtiger Grund, sich für diese Lösung zu entscheiden. Außerdem punktet Teams mit diesen Videokonferenz-Funktionen:

  • Virtueller Meeting-Look: Arrangieren Sie die Konterfeis Ihrer Gesprächspartner:innen in virtuellen Besprechungsräumen und Hörsälen, sodass der Eindruck einer „echten” Besprechung intensiver wird.
  • Individuelle Layouts: Anstelle einer bildschirmfüllenden PowerPoint-Präsentation können Sie diese auch verkleinert in den Hintergrund stellen, sodass Sie ähnlich wie ein Nachrichtensprecher Inhalte präsentieren.
  • Geteilte Meetings: Gerade bei längeren Sitzungen kann es sinnvoll sein, die Teilnehmer:innen zwischendurch in Gruppen aufzuteilen. Teams ermöglicht dies mit Hilfe sogenannter „Breakout Rooms”.
  • Meeting-Nachlese: Sowohl für Teilnehmende, als auch für nicht anwesende Personen kann die Funktion der Nachlese hilfreich sein. Sowohl eine Aufnahme des Meetings, als auch ein Transkript, ein Chatprotokoll und die geteilten Dateien lassen sich so auch im Nachhinein noch einsehen.
  • Web-Seminar-Funktionen: Automatische E-Mail-Erinnerungen, detaillierte Reportings zu den einzelnen Teilnehmern und mehr machen es Online-Session-Anbietern leicht, entsprechende Veranstaltungen zu organisieren.

Weitere Funktionen betreffen die Möglichkeit, Teilnehmer:innen im selben Raum beispielsweise per Sprachunterstützung die berührungslose Mitarbeit zu ermöglichen. Außerdem soll eine KI-gestützte Belegungserkennung den oder die Organisator:in warnen, wenn ein (realer) Meeting-Raum zu voll wird. Spezielle „Teams Panels” können außen am Besprechungsraum angebracht werden und liefern wichtige Informationen zu bevorstehenden und laufenden Meetings auf einen Blick.

Auch die Anruffunktionen werden fortlaufend überarbeitet. So ist es seit Kurzem möglich, Anruf-Warteschlangen nacheinander mit einem Teams-Channel zu verbinden. Gerade für Hotline-Anbieter dürfte dies sehr interessant sein. Außerdem wird die Liste der Länder fortlaufend erweitert, in denen Einwahlnummern angeboten werden können.

Weitere neue Funktionen betreffen Vorlagen für bestimmte Meeting-Anlässe (beispielsweise Krisenmanagement oder Betreuung von Patient:innen), den Infobereich, die Suchfunktion und die (noch) nahtlose(re) Integration mit Microsoft 365-Komponenten.

So blenden Sie den aktuellen Hintergrund in Teams aus oder ersetzen ihn

Sie können in Teams den aktuellen Bildhintergrund mit einem Weichzeichner-Effekt versehen oder ihn sogar ganz ersetzen. Das funktioniert wie folgt:

  • Rufen Sie innerhalb einer Konferenz im Web das Drei-Punkte-Menü am unteren Bildschirmrand auf bzw. wechseln Sie mobil zu den Besprechungssteuerelementen.
  • Klicken Sie nun auf „Weitere Aktionen | Hintergrundeffekte anzeigen”.
  • Wählen Sie einen Hintergrund durch Klicken aus. Er wird nun hinter Ihnen als Vorschau angezeigt.
  • Alternativ können Sie auch ein eigenes Bild hochladen oder sich für „Weichzeichnen” entscheiden.

Die Einstellungen können Sie auch im virtuellen Wartebereich vornehmen. In diesem Fall beginnen Sie Ihren Call direkt mit dem Hintergrund Ihrer Wahl. Und noch ein Tipp: Verwenden Sie einen möglichst einfarbigen Hintergrund oder sogar einen sogenannten Greenscreen (ein Hintergrund in einheitlich grüner Farbe). In diesem Fall klappt das Ersetzen des Hintergrunds besonders problemlos.

Eine fortlaufend aktualisierte Liste mit noch mehr neuen und geplanten Funktionen für Teams können Sie direkt bei Microsoft einsehen.

Bessere Kommunikation durch (auch spontane) Gruppen-Channels mit optionalem Video-Chat

Die Mitglieder:innen einer Teams-Arbeitsgruppe schließen sich in Gruppen-Channels zusammen. Jeder dieser Kanäle verfügt über eine individuelle, separate E-Mail-Adresse. So lassen sich Mitteilungen direkt über Outlook dorthin senden. Nimmt ein Channel-Mitglied nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums eine erhaltene Einladung wahr, so wird der- oder diejenige automatisch auf die neue Nachricht aufmerksam gemacht.

Der Chat in Teams ist jedoch mehr als einfach nur eine Unterhaltung: In ihm können Audio- oder Videokonferenzen gestartet werden, zu dem automatisch alle aktuellen und neu hinzukommenden Teilnehmer:innen eingeladen werden. Bei Besprechungen von Dokumenten bspw. in Excel, PowerPoint oder Word können diese direkt von allen Teilnehmenden parallel eingesehen und bearbeitet werden. Außerdem ist der Chatverlauf in Teams fortschreibend und daher eine zeitsparende Alternative zum (internen) E-Mailverkehr. Alle Dateien, welche über Teams geschickt wurden, sind automatisch für alle Empfänger:innen in einem SharePoint Online-Laufwerk für späteren Zugriff oder gemeinsame Bearbeitung gespeichert. Microsoft Teams ist in der Lage, bestehende Gruppenmitgliedschaften und Inhalte aus Exchange Online und SharePoint Online hierhin zu migrieren.

 

Schnelle Terminplanung mittels Assistent

Zum Inventar des Kommunikations-Tools gehört außerdem ein Terminassistent. Er findet freie Zeiträume für Besprechungen oder Videokonferenzen in kleiner oder großer Runde. Auch hier leistet die enge Verknüpfung zwischen Microsoft Teams und Outlook mit seiner Kalenderfunktion wertvolle Dienste. Damit ist das Organisieren, Verschieben oder Absagen von – nicht nur virtuellen – Meetings kein Problem. Alles ist zentral planbar.

Mit nur wenigen Klicks lassen sich Applikationen wie Microsoft Planner in Teams einbinden und somit einzelne Projektaufgaben festlegen und zuweisen. Die Mitglieder:innen haben so jederzeit volle Transparenz über ihren Projektstatus. In Teams lassen sich praktische Bots einfach integrieren, die einem die Suche nach Kolleg:innen vereinfachen. So bekommt man treffsichere Aussagen zu Fragen wie „Wer berichtet an Frau Schneider?“

 

Offen für Partner: Die Integration mit SAP, DocuSign, Trello und Co.

Microsoft Teams ist übrigens auch über die Grenzen von Microsoft 365 hinaus für digitale Beziehungen offen. So nimmt es Kontakt zu zahlreichen Partner-Anwendungen auf, etwa von SAP, DocuSign oder Trello oder auch Google. Damit erweist sich Teams als besonders flexibles Integrationstalent.

Das zeigt sich auch in anderer Hinsicht. Die Plattform kollaboriert nämlich gleichermaßen mit unterschiedlicher Hardware. Sie versteht sich mit stationären Desktop-PCs und iMacs ebenso gut wie mit portablen Geräten, also Laptops, Tablets und Smartphones der wichtigsten Betriebssysteme iOS und Android in Form einer jeweils passenden App.

Online-Arbeitsgruppen zu bestimmten Themen vereinfachen die Projektarbeit

Ein Team ist eine Gruppe von Menschen, die dauerhaft oder zeitlich begrenzt gemeinsam auf ein Ziel hinarbeiten. In Unternehmen können das einzelne Aufgaben sein, ganze Projekte oder Veranstaltungen wie Produktpräsentationen oder Messeauftritte. Wie Sie bereits wissen, bringt Microsoft Teams die daran Beteiligten zusammen – je nach Bedarf in geschlossenen oder öffentlichen Runden, als feste Teilnehmer:innen oder Gäste, oder per Text-, Audio- und Videoübertragung. Dabei werden folgende drei Rollen unterschieden:

  • (Team-)Besitzer: Ein:e Gruppenbesitzer:in fungiert wie ein Admin und kann sämtliche Einstellungen bearbeiten. Außerdem kann er weitere Miglieder:innen zu Besitzern ernennen.
  • Mitglieder: Diese aktiven Teilnehmer:innen können Kanäle hinzufügen oder umbenennen, aber auch Register, Connectors und Bots hinzufügen.
  • Gäste: Gelegentliche Teilnehmer:innen an den Teams-Funktionen bleiben diese oben beschriebenen Rechte verwehrt. Allerdings wird hierdurch die Teilnahme an Besprechungen auch für Externe ermöglicht.

Die entscheidende Funktion bei der Zusammenstellung der Arbeitsgruppen übt der oder die jeweilige Team-Besitzer:in aus. Ist Microsoft Teams unternehmensweit ausgerollt, kann er oder sie sämtliche (oder nur von ihm ausgewählte) Mitarbeiter:innen in einen Kooperationskanal einladen. Dazu braucht er oder sie lediglich den betreffenden Namen in das Programm einzutragen. Darüber hinaus kann er oder sie Personen einbinden, die nicht zu der eigenen Organisation gehören. Auch bereits bestehende, anderweitige Microsoft 365-Gruppen lassen sich involvieren. Anschließend synchronisiert Microsoft Teams alle Mitglieder:innen und ihre relevanten Daten automatisch und regelmäßig. Jede:r ist immer auf dem gleichen Wissensstand.

Der oder die Team-Besitzer:in hat mehrere Möglichkeiten, die eigene Crew zu verwalten. Er oder sie kann in der Anwendung ein Teambild einfügen, Unterkanäle etablieren (und dies auch bestimmten Mitstreitern erlauben) oder Registerkarten, GIF-Dateien, „Aufkleber” und Memes integrieren. Außerdem darf er oder sie andere Personen zu Mitbesitzer:innen seines Teams ernennen, etwa um Aufgaben und Zuständigkeiten mit ihnen zu teilen. Grundsätzlich ist es jedem:r Nutzer:in des Programms möglich, Team-Besitzer:in zu sein und einen neuen Channel aufzusetzen.

 

Mehr Zusammenarbeit auf allen Ebenen und Abbau von Silos

Führen Sie Microsoft Teams ein, dann animieren Sie Ihre Belegschaft möglichst dazu, die bis dato ungewohnte Anwendung konsequent zu nutzen. Erläutern Sie die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten und Vorteile zum Beispiel geeigneten Personen, die das Erlernte in die Abteilungen weitertragen. Oder erstellen Sie einen Teams-Info-Channel, in den Sie alle Mitarbeiter:innen einladen. Auch interne Schulungen sind sinnvoll. Wichtig ist jedenfalls, eventuell vorhandene organisatorische Silos zu knacken und so abteilungsübergreifende Arbeitsgruppen zu unterstützen.

Im Idealfall fördert Microsoft Teams die Zusammenarbeit auf und zwischen allen Ebenen. So lassen sich nicht nur Aufgaben gemeinsam und transparent lösen: Ideen, Verbesserungsvorschläge oder Synergieeffekte ergeben sich praktisch automatisch durch die hürdenlose Kommunikation. Gute Ratschläge und Impulse der Mitarbeiter überwinden damit einfacher bestehende Hierarchiegrenzen als zuvor.

Das Wichtigste zu Teams im Überblick

  • Nicht nur in Pandemie-Zeiten ist Microsoft Teams eine der besten Business-Lösungen für (teil-)virtuelle Meetings.
  • Microsoft Teams bringt die Belegschaft über cloud- und chatbasierte Kanäle zusammen.
  • Die virtuelle Kommunikation verringert mögliche (Reise-)Kosten und das Ansteckungsrisiko.
  • Daten, Worte, Texte oder Bilder, Videos und mehr lassen sich ganz einfach austauschen.
  • Microsoft Teams stehen viele Funktionen von Microsoft 365 sowie Partner-Anwendungen offen.
  • Alle Dokumente können von den Teilnehmer:innen parallel bearbeitet werden und sind somit stets transparent auf dem neuesten Stand.
  • Alle Dateien sind automatisch für alle Empfänger:innen in einem Sharepoint-Online-Laufwerk jederzeit verfügbar.
  • Der fortschreibende Chatverlauf erspart Zeit und ist eine gute Alternative zum E-Mailverkehr
  • Arbeitsgruppen lassen sich einfach und abteilungsübergreifend bilden und verwalten, bei Bedarf unterteilen und nach außen öffnen.
  • Hierarchien werden durchlässiger für Ideen und Impulse aus allen Unternehmensbereichen.
  • Microsoft Teams ist als Desktop-App, Smartphone-App und Browserlösung für alle gängigen Betriebssysteme und Geräte verfügbar.
  • Das System ist für Kleinunternehmen in begrenztem Umfang kostenlos nutzbar.

Nicht nur Videokonferenzen, sondern auch das Thema Telefonie wird inzwischen fast überall über schnelle Internet-Leitungen abgewickelt. Was hinter dem Begriff Unified Communications steckt, wie smarte Business-Kommunikation Ihre Position im Wettbewerb stärkt und auf was es im digitalen Geschäftsbetrieb sonst noch ankommt, erfahren Sie in unserem kostenlosen PDF-Whitepaper zum Thema UCC.

Quelle:

https://www.vodafone.de/business/featured/digitales-business/digitaler-arbeitsplatz/microsoft-teams-chat-macht-die-interne-kommunikation-besser/