RPA: Automatisierung 2.0 für Unternehmen

Was ist RPA?

Robotic Process Automation (RPA) ermöglicht es Unternehmen, repetitive und regelbasierte Geschäftsprozesse mithilfe von Software-Bots zu automatisieren. Diese „Bots“ (zu Deutsch: Roboter) können menschenähnliche Aufgaben auf einem Computer ausführen, indem sie Benutzeroberflächen manipulieren, Daten eingeben, Informationen verarbeiten und Entscheidungen treffen. Es handelt sich dabei also nicht um physische Maschinen wie Industrieroboter.

Im Wesentlichen handelt es sich bei RPA um eine Form der Automatisierung, die darauf abzielt, menschliche Arbeitskräfte von zeitaufwendigen, monotonen Aufgaben zu entlasten und sie für anspruchsvollere und wertschöpfende Tätigkeiten freizusetzen. Dabei ist RPA darauf ausgelegt, in bestehende IT-Systeme und Anwendungen integriert zu werden.

Funktionsweise von RPA

RPA-Software arbeitet typischerweise auf einem virtuellen Desktop und interagiert mit anderen Anwendungen über die Benutzeroberfläche, ähnlich wie ein Mensch.

Die Bots können Aktionen wie das Öffnen von Anwendungen, das Ausfüllen von Formularen, das Extrahieren von Daten aus Dokumenten, das Senden von E-Mails und vieles mehr ausführen. Sie folgen dabei genau definierten Regeln und Anweisungen.

Die Vorteile von Robotic Process Automation im Überblick

Robotic Process Automation bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, die dazu beitragen, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern. Im Folgenden fassen wir einige der wichtigsten Vorteile von RPA zusammen:

Welche Arten von Prozessen eignen sich besonders zur Automatisierung?

Grundsätzlich eignet sich RPA für bestimmte Prozesse besonders gut. Das sind oft sich wiederholende Aufgaben. Darunter fallen z. B. Datenverarbeitung oder regelbasierte Entscheidungsprozesse. In diesen Bereichen können Sie RPA in der Regel auch in Ihrem Unternehmen implementieren:

Rechnungsverarbeitung und Buchhaltung: Die Automatisierung von Rechnungsverarbeitungsprozessen, einschließlich Rechnungseingang, Datenextraktion und Buchung, trägt dazu bei, den Zahlungszyklus zu verkürzen, Fehler zu reduzieren und die Genauigkeit der Buchhaltung zu verbessern.

Kundenbeziehungsmanagement (CRM): Automatisierungslösungen für das Customer-Relationship-Management unterstürzen Ihr Unternehmen dabei, Kundenkontakte zu verwalten, Marketingkampagnen zu automatisieren, Leads zu qualifizieren und den Vertriebsprozess zu optimieren.

Bestell- und Lagerverwaltung: Durch die Automatisierung von Bestell- und Lagerverwaltungsprozessen können Sie Bestandsniveaus effizienter verwalten, Bestellungen automatisch auslösen und Lieferkettenengpässe minimieren.

Kundenservice und Support: Automatisierungslösungen für den Kundenservice und -support können Sie dabei unterstützen, Kundenanfragen zu erfassen, zu kategorisieren und zu priorisieren, Antworten automatisch zu generieren und Support-Tickets zu verfolgen.

Personalverwaltung und HR-Prozesse: Die Automatisierung von Personalverwaltungs- und HR-Prozessen, wie z. B. die Verwaltung von Personendaten, die Bearbeitung von Urlaubsanträgen, die Arbeitszeiterfassung und Gehaltsabrechnungen, trägt dazu bei, den administrativen Aufwand zu reduzieren und die Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern.

Weitere Dateneingabe und -verarbeitung: Die Automatisierung von Dateneingabe- und -Datenverarbeitungsprozessen, wie z. B. die Erfassung von Kundeninformationen, die Datenerfassung aus Formularen und die Datenmigration, kann die Fehleranfälligkeit reduzieren und die Effizienz der Datenverarbeitung verbessern.

Für welche Branchen eignet sich robotergesteuerte Prozessautomatisierung?

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung bietet Vorteile für eine Vielzahl von Branchen und Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder ihrem Tätigkeitsbereich. Im Folgenden finden Sie einige Branchen, in denen RPA besonders nützlich und effektiv eingesetzt wird:

Finanz- und Rechnungswesen: Im Finanz- und Rechnungswesen können repetitive Aufgaben wie die Bearbeitung von Rechnungen, die Buchführung, die Erstellung von Finanzberichten und die Abstimmung von Transaktionen effizient mit RPA automatisiert werden.

Versicherungen: In der Versicherungsbranche können Prozesse wie die Verwaltung von Policen, die Schadensregulierung, die Prüfung von Versicherungsansprüchen und die Kundenkommunikation mit RPA automatisiert werden. 

Gesundheitswesen: Im Gesundheitswesen können administrative Aufgaben wie die Patientenverwaltung, die Abrechnung von Leistungen, die Erfassung von Patientendaten und die Terminplanung mit RPA automatisiert werden. RPA kann – richtig eingesetzt – auch Teil der Digitalisierung in der Pflege sein.

Logistik und Fertigung: In der Logistik und Fertigung können Prozesse wie die Bestandsverwaltung, die Auftragsabwicklung, die Lieferkettensteuerung und die Lagerverwaltung mit RPA automatisiert werden. So können Sie u. a. auch Ihr Fuhrparkmanagement optimieren.

Kundenservice und Callcenter: Im Bereich des Kundenservice und in Callcentern können Prozesse wie die Bearbeitung von Kundenanfragen, die Ticketverwaltung, die Terminvereinbarung und die Durchführung von Umfragen mit RPA automatisiert werden. 

Öffentliche Verwaltung: In der öffentlichen Verwaltung können Prozesse wie die Verwaltung von Anträgen, die Bearbeitung von Formularen, die Datenerfassung und die Bereitstellung von Informationen mit RPA automatisiert werden. RPA kann dazu beitragen, Verwaltungsabläufe zu rationalisieren, die Bürgerservices zu verbessern und die Effizienz der Verwaltung zu steigern und so die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung weiter vorantreiben.

Einzelhandel: Im Einzelhandel können Prozesse wie die Bestellabwicklung, die Inventarverwaltung, die Preisoptimierung und das Kundenmanagement mit RPA automatisiert werden. 

Was muss bei der Auswahl einer RPA-Software beachtet werden?

Die Auswahl der richtigen RPA-Software ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Automatisierungsinitiative. Bei der Auswahl sollten verschiedene Faktoren berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass die gewählte Lösung den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Wichtige Punkte, die bei der Auswahl einer RPA-Software zu beachten sind:

Funktionalität und Leistungsfähigkeit: Überprüfen Sie die Funktionalität der RPA-Software und stellen Sie sicher, dass sie die erforderlichen Automatisierungsfunktionen bietet, um Ihre spezifischen Geschäftsprozesse zu unterstützen.

Skalierbarkeit und Integrationsmöglichkeiten: Achten Sie darauf, dass die RPA-Software skalierbar ist und sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren lässt. Überprüfen Sie die Integrationsmöglichkeiten mit anderen Systemen, Anwendungen und Datenquellen, um eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten.

Benutzerfreundlichkeit und Lernkurve: Berücksichtigen Sie die Benutzerfreundlichkeit der RPA-Software und die Lernkurve für Ihre Belegschaft. Eine intuitive Benutzeroberfläche und umfassende Schulungsmaterialien können die Einarbeitungszeit verkürzen und die Akzeptanz der Software im Unternehmen fördern.

Sicherheits- und Compliance-Aspekte: Überprüfen Sie die Sicherheitsfunktionen der RPA-Software, um zu gewährleisten, dass sensible Daten geschützt sind und Compliance-Anforderungen eingehalten werden. Kontrollieren Sie, ob die Software Funktionen zur Authentifizierung, Autorisierung und Verschlüsselung bietet und dass sie branchenspezifische Standards erfüllt. Eine starke Datensicherheit sollte hier im Fokus stehen.

Kosten und Lizenzmodelle: Berücksichtigen Sie die Kosten der RPA-Software und vergleichen Sie verschiedene Lizenzmodelle, um das für Ihr Unternehmen beste Modell zu finden. Beziehen Sie Implementierungs-, Schulungs- und Wartungskosten sowie mögliche Einsparungen in Ihre Berechnungen mit ein.