Microsoft Teams können Sie neben Videocalls und Chats auch für Ihre Telefongespräche ins Telefonnetz nutzen. Das hat vor allem den Vorteil, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über nur eine Software auf dem Computer, Tablet oder Smartphone ständig über ihre Festnetznummer erreichbar sind. Wie Sie die Teams für Telefonie nutzen und was Sie dafür benötigen.
Voraussetzungen: Das brauchen Sie für Teams Telefonie
Um Microsoft Teams als Cloud-Telefonanlage zu nutzen und mit der Software ins Telefonnetz zu telefonieren, benötigen Sie grundlegend drei Dinge:
- Microsoft Teams Lizenz: Zunächst braucht es eine Microsoft Teams-Lizenz für Ihr Unternehmen. Das kann z. B. eine passende Lizenz für Office 365 sein, in der Microsoft Teams enthalten ist.
- Teams Phone Standard Lizenz: Um nun Teams nicht nur als Besprechungs-Plattform, sondern auch als Telefondienst nutzen zu können, benötigen Sie eine weitere Lizenz. Das ist in der Regel die sogenannte „Teams Phone Standard Lizenz“. In einigen Office 365 Paketen ist diese bereits enthalten.
- Telefonanbieter: Nachdem die nötigen Software-Lizenzen vorhanden sind, benötigen Sie einen Telefonie-Provider, bei dem Sie ein Paket buchen können, das mit Microsoft Teams kompatibel ist. Das Plug-in, das die Kompatibilität herstellt, wird oft „Operator Connect“ genannt. Damit können Microsoft Teams und Ihr gebuchtes Telefonpaket verbunden werden. Alternativ können Sie auch direkt bei Microsoft Telefonnummern buchen. Im nächsten Abschnitt erklären wir, warum das nicht immer die beste Option ist.
Bedenken Sie, dass es auch Stolperfallen gibt: Das Handhaben dreier verschiedener Pakete und die damit verbundene Installation kann nervenaufreibend sein. Zudem können sich die Kosten so pro Nutzerin oder Nutzer schnell vervielfachen.
Für viele Unternehmen ist es daher sinnvoll, auf eine umfassende Komplettlösung für Microsoft Teams Telefonie zu setzen, die die genannten Stolperfallen ausschließt, transparent agiert und einen zentralen Ansprechpartner für alle Belange bietet.
Teams Telefonie: Microsoft oder extra Provider?
Wie im Abschnitt zu den Voraussetzungen erwähnt, können Sie auf zwei Arten per Microsoft Teams im klassischen Sinne telefonieren. Entweder mit der hauseigenen Lösung von Microsoft oder einem zusätzlichen Telefonanbieter, der dann in Ihre Lizenz von Microsoft Teams integriert wird. Möchten Sie Teams als Telefonanlage und Microsoft als Provider nutzen, sollten Sie folgende Dinge beachten:
Zahlung: Mit Microsoft als Provider können Sie entweder Prepaid-Guthaben verwenden oder ein nutzungsbasiertes Zahlungsmodell wählen.
Bei Prepaid Anrufplänen müssen Sie stetig darauf achten, dass ausreichend Guthaben für die geplanten Telefonate des gesamten Unternehmens zur Verfügung steht.
Bei nutzungsbasierter Abrechnung zahlen Sie die ausgehenden Telefonieminuten im Folgemonat. Dafür ist allerdings zusätzlicher Aufwand seitens der Administratoren in Ihrem Unternehmen nötig.
Kosten: Die Kosten für das Prepaid-Guthaben sind vergleichsweise hoch. Flatrates stehen bei Microsoft nicht zur Verfügung (Stand: April 2024).
Verbindungen: Einige Servicerufnummern und internationale Telefonnummern können (je nach Anrufplan) mit Microsoft als Provider nicht angerufen werden.
Externe Provider bieten Komplettlösungen
Ein bereits außerhalb von Microsoft Teams agierender Provider kann Ihrem Unternehmen eine umfassende Telefon-Komplettlösung anbieten – inklusive Flatrates und skalierbaren Angeboten. Die Lösung kann dann per „Operator Connect“ und einem sogenannten Session-Border-Controller (SBC) in Microsoft Teams integriert werden.
Unternehmen können SIP-Trunks und SBC verwenden, um ihre bestehende Telefoninfrastruktur mit Teams zu verbinden. Auch auf diese Weise sind Anrufe zwischen Teams und dem herkömmlichen Telefonnetz (Mobilfunk und Festnetz) möglich.
Microsoft Teams Telefonie einrichten: Die wichtigsten Schritte kurz erklärt
Haben Sie alle Voraussetzungen erfüllt, um Microsoft Teams Telefonie zu nutzen, können Sie mit der Einrichtung beginnen. Dazu öffnen Sie das Dashboard von Office 365 als Administrator. Bevor es losgeht: Tragen Sie unter „Standorte“ eine Notfalladresse ein. Die wird im Laufe der Anleitung unter Schritt 4 benötigt. Danach befolgen Sie diese Schritte:
- Öffnen Sie links das Dropdown-Menü mit dem Symbol des Telefonhörers.
- Wählen Sie „+ Hinzufügen“, um eine neue Telefonnummer einzutragen. Haben Sie ein Paket bei einem Provider gebucht, tauchen hier in der Regel bereits alle verfügbaren Nummern auf und Sie können zu Schritt 5 springen.
- Benennen Sie die Bestellung, wählen Sie einen passenden Standort und Nummertyp (in der Regel „Nutzer“).
- Anschließend öffnen sich weitere Bedienfelder. Wählen Sie hier den Betreiber (z. B. Microsoft), die benötigte Anzahl, eine Stadt und zuletzt die zuvor eingetragene Notfalladresse.
- Nach der Bestellung sollte die Telefonnummer im zuvor aufgerufenen Dropdown-Menü auftauchen. Markieren Sie diese links mit einem Haken und wählen „bearbeiten“.
- Im sich nun öffnendem Seitenmenü, können Sie unter „Zugewiesen an“ festlegen, wer in Ihrem Unternehmen diese Nummer nutzen soll.
Die Nutzerinnen und Nutzer, die eine Telefonnummer zugewiesen bekommen haben, sehen nun in ihrer Microsoft Teams Software unter dem Eintrag „Anrufe“ ein Dialogfeld für die Nummerneingabe und können darüber einen Telefonanruf starten.
Funktionen von Microsoft Teams Telefonie
Microsoft Teams bietet eine umfassende Lösung für die Kommunikation und Kollaboration in Ihrem Unternehmen. Es bietet zahlreiche professionelle Funktionen für geschäftliche Telefonie:
Anrufe zusammenlegen: Verbinden Sie Anrufe, um Konferenzgespräche mit mehreren Teilnehmerinnen und Teilnehmern zu führen.
Anrufe weiterleiten und zurückrufen: Leiten Sie Anrufe an andere Teammitglieder weiter oder rufen Sie nach verpassten Anrufen zurück.
Anrufe zwischen Geräten übertragen: Wechseln Sie nahtlos zwischen Ihrem Computer, Mobiltelefon und anderen Geräten, ohne den Anruf zu unterbrechen.
Voicemail abhören: Verpassen Sie keine wichtigen Nachrichten, indem Sie Voicemails direkt in Teams abhören und verwalten.
Anrufe transkribieren: Sie können schriftliche Aufzeichnungen von Anrufen von Teams fertigen lassen, um wichtige Informationen leichter nachvollziehen zu können.
Ist Teams Telefon auf dem Gerät installiert und eingerichtet, ist die Nutzerin oder der Nutzer darüber per Festnetznummer erreichbar. Durch die Nutzung nur einer Plattform für Ihre gesamte Unternehmenskommunikation steigern Sie außerdem die Effizienz und sparen Zeit.
Teams Telefonie im Überblick
Microsoft Teams Telefonie …
…setzt mehrere Lizenzen und technische Grundlagen voraus.
…ist einfacher in Ihr Unternehmen einzubinden, wenn Sie sich für eine Komplettlösung eines Providers entscheiden.
…lässt sich in wenigen Schritten einrichten – inklusive der Verteilung der Telefonnummern.
…bietet diverse professionelle Telefoniefunktionen für Ihr Unternehmen und Ihre Belegschaft.
…ermöglicht Ihrer Belegschaft, nahtlos zwischen verschiedenen Geräten zu wechseln – ob Computer, Tablet oder Smartphone.
Insgesamt hat Microsoft Teams Telefonie das Potenzial, Ihre bisherige Telefonanlage zu ersetzen. Durch die Nutzung nur einer Plattform für Ihre gesamte Unternehmenskommunikation steigern Sie die Effizienz Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Quelle:
https://www.o2business.de/magazin/teams-telefonie-erklaert/